در مقاله قبلی شش مرحله اسپرینت های طراحی را بررسی کردیم. در این مقاله به جزییات بیشتر و مفاهیم عمیق‌تری درباره‌ی اسپرینت‌های طراحی خواهیم پرداخت.
دلایل برگزاری اسپرینت‌های طراحی
اسپرینت طراحی را می توان در هر زمانی که سازمان نیاز به پاسخگویی به مسائل مهم و بحرانی تجاری دارد، استفاده کرد. همچنین وقتی پروژه‌ای به بن‌بست می‌خورد یا زمانی که مشکلات سخت و پیچیده هستند و راه حل واضحی ندارند، این روش می‌تواند راه‌گشا باشد.
طراحی اسپرینت‌ها را می‌توان برای موارد زیر به‌کار برد
- ارزیابی قابلیت بقای کسب‌وکارهای جدید
- راه‌اندازی پروژه، محصول یا خدمات جدید
- ایده‌پردازی درباره‌ی بخش خاصی از یک محصول
- شناسایی اولویت‌ها و ویژگی‌های مناسب یک محصول
- ایجاد نقشه راه یک MVP
- جذب مخاطبان جدید
- تعریف استراتژی‌های بازاریابی و رشد
چه زمانی طراحی اسپرینت را اجرا نکنیم؟
طراحی اسپرینت محدودیت‌های خود را دارد و ممکن است راه حل ایده‌آلی نباشد زمانی که:
- شما سعی می‌کنید تمام جنبه‌های یک محصول/خدمت بسیار پیچیده را به یکباره پوشش دهید. اسپرینت‌ها روی پاسخ دادن به سؤالات خاصی متمرکز هستند که پاسخ واضحی برای آنها ندارید.
- شما می‌خواهید موارد و فرضیه‌های چندگانه را بررسی کنید. اسپرینت‌ها 1 هفته (یا کمتر) هستند و تیم نمی‌تواند تمام فرضیه‌های ممکن را در چنین بازه‌ی زمانی کوتاهی پوشش دهد.
- شما مشکلی را که می خواهید حل کنید، درک نمی‌کنید یا نمی‌توانید آن را بیان کنید.
- شما از قبل می‌دانید که راه حل چیست یا چه چیزی باید بسازید.
- هیچ برنامه یا پشتیبانی روشنی برای اجرای نتایج اسپرینت وجود ندارد. بدون این برنامه‌ریزی در بیشتر موارد، اسپرینت طراحی فقط یک هفته‌ی تلف شده است.
- شما فقط به دنبال بهبودهای کوچک در محصول یا خدمات خود هستید.
- شما تصور می‌کنید اسپرینت‌ها جایگزین فرآیندهای استاندارد UX می‌شوند، درحالی که باید از اسپرینت برای پاسخ دادن به سؤالات بزرگ، و تنظیم/تأیید استفاده کنید.
- شما اسپرینت را به عنوان یک قرص جادویی در نظر می‌گیرید. اسپرینت‌های طراحی به خودی خود موثر نیستند و برای ایجاد بهبود باید با فرآیندهای دیگر در سازمان ادغام شوند.
تیم اسپرینت طراحی
اندازه تیم ایده آل 5-8 نفر است. بسته به نتایج مورد نظر شما تیم‌های بزرگ‌تر باید به تیم‌های کوچک‌تر تقسیم شوند که بر روی چالش‌های مشابه یا چالش‌های جداگانه کار می‌کنند.
اعضای تیم:
برای اجرای طراحی اسپرینت به چه افرادی نیاز دارید؟
- یک تصمیم گیرنده: این فرد می‌تواند مدیر عامل یا مدیر ارشد اجرایی باشد. از آنجایی که تصمیم آنها بر هدف اسپرینت و محصول نهایی تأثیرگذار است، این افراد باید در جلسات اولیه‌ی اسپرینت شرکت کنند.
- تسهیل کننده یا اسپرینت مستر: این فرد پیشرفت تیم را در طول اسپرینت طراحی پیگیری کرده و مطمئن می‌شود که همه نقش خود را به‌خوبی ایفا می‌کنند. اسپرینت مستر باید در زمان تصمیم‌گیری، بی طرف بماند.
نقش اسپرینت مستر:
- پویایی گروه و ارتباطات کلامی را تسهیل می‌کند
- زمان و فرآیند جلسات را مدیریت می‌کند
- پیشرفت و نتایج را مستند می‌کند
وظایف اسپرینت مستر:
وظایف اسپرینت مستر شامل طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها از هماهنگی تا مدیریت جلسات را شامل می‌شود. در زیر نمونه‌ای از این فعالیت‌ها بیان شده‌است:
- هماهنگی زمان و محل جلسات
- تامین وسایل مورد نیاز مثل تخته، ماژیک، وسایل مختصری برای پذیرایی
- مدیریت کردن زمان جلسه
- ایجاد مشارکت فعال بین اعضا
- ثبت و مستندسازی جلسات
- کارشناس بازار: این فرد کسی است که در ایجاد و انتقال پیام‌های شرکت شما به مشتریان مهارت دارد.
- فروش یا خدمات مشتری: فردی که در تیم فروش یا خدمات مشتریان است، به‌طور منظم با مشتریان تعامل دارند و واقعاً درک می‌کند که کاربران شما چه کسانی هستند و چه خواسته‌ای از محصول دارند. به همین دلیل در مراحل مختلف شناسایی مشتری و نیازهای او می‌تواند اطلاعات مفیدی را به تیم منتقل کند.
- کارشناس طراحی: کارشناس طراحی، محصول را طراحی کرده و به تحقق اهداف محصول کمک می‌کند.
- کارشناس فنی: این فرد در بهترین موقعیت برای درک آنچه شرکت شما می‌تواند بسازد و ارائه دهد، قرار دارد.
- کارشناس مالی: این شخص می‌توانند توضیح دهد که پروژه چقدر هزینه دارد و سازمان در مقابل این هزینه، چه انتظاری می‌تواند داشته باشد.
خروجی‌های احتمالی اسپرینت‌های طراحی
- همه چیز مرتب است: ایده اعتبارسنجی و تایید شده، فقط نیاز به جزییات بیشتری برای ساخته شدن دارد.
- زمان بیشتری برای طراحی نیاز است: ایده و راه حل درست است، اما در فاز طراحی باید UI بهتری طراحی شود.
- تکرار و تست بیشتری لازم است: ایده به درستی انتخاب شده اما راه حل نیاز به تکرار و تست بیشتری دارد.
- منابع بیشتری لازم است: منابع مورد نیاز از پیش‌بینی شما بیشتر است و برای تامین آن باید مدیران را قانع کنید.
- ایده قابل اجرا نیست: ایده و راه حل با نیاز کاربر هم‌خوانی ندارد، نیاز بازار تغییر کرده یا تخمین منابع مورد نیاز به درستی انجام نشده است.
بیانیه‌ی چالش
بیانیه‌ی چالش، در مورد مشکلی که محصول یا خدمات شما برای گروه مشخصی از مشتریان شما حل می‌کند، توضیح می‌دهد. این نکات درد مشتری شما و کیفیت اهداف محصول شما برای حل آن وضعیت را مشخص می‌کند. بیانیه‌ی چالش مشتری به شما و تیمتان کمک می‌کند تا با تجزیه و تحلیل و همدلی با مشتریان خود، تجربه را که می‌خواهید تغییر دهید، درک کنید. این بیانیه همچنین کمک می‌کند که تیم‌ها در مرحله‌ی قبل از ساخت کامل محصول و در طول فرایند تجزیه و تحلیل مشکل و ارائه راه حل آن، روی چیزهای درست تمرکز کنند. در واقع بیانیه چالش خلاصه‌ای قابل اجرا از کاربر شما، اهداف او و آنچه برای رسیدن به آن اهداف باید حل کنید، است.
بیان مشکل مشتری جزء حیاتی یک پروژه است. این بیانیه به افراد درگیر در پروژه کمک می‌کند تا بفهمند چرا روی پروژه کار می‌کنند و دلایل ارائه محصول یا خدمات چیست. با کمک بیانیه اعضای تیم بررسی خواهند کرد که مشتریان شما چگونه تحت تأثیر پروژه شما قرار خواهند گرفت، افکار و نیازهای آنها کدامند و در نهایت راه‌های واقعاً مؤثر و ارزشمندی را برای بهبود تجربه‌ی کاربر ارائه خواهند کرد.
چارچوب پیشنهادی برای ساخت بیانیه‌ی چالش:
f[Action] + [Out Put] + for [User] + to [Problem] + By [Time Frame]
در [بازه‌ی زمانی] + تا [مشکل] + برای [کاربر] + [خروجی] + [فعالیت]
مثال:
در شش ماه آینده اپلیکیشنی را برای تمرین مهارت‌های مالی نوجوانان طراحی کنید.
نکاتی برای برگزاری یک جلسه‌ی اسپرینت خوب
در ادامه نکاتی را برای برگزاری جلسات اسپرینت مفید و موثر با هم مرور می‌کنیم.
- برای تیم اسپرینت ترکیب مناسبی از تخصص‌های لازم بچینید.
- زمان ثابتی از روز را با تمام شرکت کنندگان برای جلسات هماهنگ کنید.
- محل ثابتی را برای جلسات مشخص کنید.
- محل جلسه باید ثابت و تا حد امکان از دسترس دیگران خارج باشد که تابلو نویسی‌ها و برچسب‌های یادداشت تیم اسپرینت تا جلسات بعدی دست نخورده بماند.
- برای جلسات دستور جلسه تهیه کنید.
- دستور جلسه شامل تعداد روزها، فازها و فعالیت‌های اسپرینت است.
- ساعاتی قبل از جلسه، دستور جلسه و بیانیه‌ی چالش را در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید.
- برای جلسات به اعضای تیم ایمیل یادآور بزنید و زمان، محل و موضوع جلسه را مجددا هماهنگ کنید.
- همه‌ی اعضا را تشویق به مشارکت و فعالیت در جلسه کنید.
- برای هر فعالیت در جلسه زمانی را مشخص کرده و آن را مدیریت کنید که نوبت مشارکت به همه برسد.
- تلاش کنید مراحل اسپرینت را با اعضای مشخصی پیگیری کنید و ترکیب اعضای تیم تا حد ممکن تغییر نکند.
- سعی کنید یک مدیر ارشد در جلسات اسپرینت یا حداقل در جلسات منتهی به تصمیم، حضور داشته باشد.
- نتایج جلسات را در پایان هر جلسه مستند کنید.