مدیریت محصول – روش‌های مورد استفاده در فازهای اسپرینت طراحی (فاز نمونه اولیه)

در مقاله‌ی دوازدهم از مجموعه مقالات مدیریت محصول با بعضی از پرکاربردترین روش‌های مورد استفاده در فاز تصمیم آشنا شدیم. در این مقاله فاز نمونه‌ی اولیه و بعضی از روش‌های مورد استفاده در این فاز را معرفی می‌کنیم.

پروتوتایپ یا نمونه سازی چیست؟

نمونه سازی یکی از فرآیندهای اساسی تولید و توسعه‌ی محصول جدید است که ایده‌ی اولیه را از طریق نمایش در قالب فیزیکی قابل فهم می‌کند. نمونه‌سازی به طراحان کمک می‌کند تا یک مفهوم را به یک آیتم کاربردی تبدیل کنند تا عملکردهای محصول را به طور واقعی نشان دهد. با استفاده از طرح‌ها و مواد اولیه‌ی در دسترس، نمونه‌ی اولیه با طراحی ساده یا مدلی که احتمالا خالی از ظرافت است، تولید می‌شود. هدف این محصول صرفا کمک به طراحان برای درک بهبودها و اصلاحات مورد نیاز در طراحی اولیه است. انواع مختلفی از پروتوتایپ مثل نمونه‌ی فیزیکی، وایرفریم، مدل 3D یا مدل فوری، اسکچ‌ها و دیاگرام‌ها، نمونه‌ی ویدئویی و ...، متناسب با نیاز آن موقعیت برای آزمایش محصول، ارائه به ذی‌نفعان، ارائه به سرمایه‌گذار و مواردی مانند آن مورد استفاده قرار می‌گیرد. 

فاز پروتوتایپ چیست؟

در فاز پروتوتایپ، تیم اسپرینت طراحی با همکاری هم نمونه‌ی اولیه‌ای از مفهومی که در فازهای قبلی به آن رسیده‌اند، ایجاد می‌کنند. در این مرحله، چیستی مفهوم یا راه حل انتخاب شده و جزییات آن برای تیم روشن می‌شود. هدف این مرحله، ایجاد نمونه‌‌ای است که بتواند فرض ما را در مورد عملکرد مفهوم مورد نظر، تأیید کرده و به انجام برساند.

در اسپرینت طراحی، ما از کلمه‌ی "نمونه اولیه" کمی متفاوت از توسعه‌ی محصول استاندارد استفاده می‌کنیم. نمونه‌ی اولیه در اسپرینت طراحی نمایی از تجربه‌ای است که در مرحله‌ی اسکچ به آن رسیده‌ایم. در این مرحله چیزی می‌سازیم که بتواند نیاز ما را برای دریافت پاسخ معتبر از یک کاربر بالقوه در مرحله‌ی اعتبارسنجی برآورده کند. این کار به معنای ترسیم جریان دقیق تجربه‌ی کاربر و ایجاد مراحلی است که می خواهیم آزمایش کنیم، اما نیازی به ساخت بک‌اند کار یا نمایش جزییات در محصول نیست. در محصولات دیجیتال ساخت نمونه‌ی اولیه را می‌توان با کمک ابزارهایی مثل Marvel و Sketch انجام داد. 

ساخت نمونه‌ی اولیه در واقع برای آزمایش فرضیه‌ی ما در مورد اسکچی است که در مراحل قبل انتخاب کرده‌ایم، به همین خاطر باید با نگاه انتقادی به این مرحله نگاه کنیم تا بازخورد مورد نیاز برای تأیید یا باطل کردن فرضیه خود را دریافت کنیم.

در ادامه چند مورد از روش‌های مورد استفاده در این فاز را بررسی می‌کنیم:

1- روش استوری برد (Storyboarding)

استوری‌بوردینگ به دلیل ماهیت روایی‌ که دارد، طراحی ما را به دنیای واقعی، یعنی افرادی که از آن استفاده می‌کنند و محیطی که از آن استفاده می‌شود، متصل می‌کند. این مساله باعث می‌شود، محصول با نیازها و علایق پرسونا مرتبط باشد. هم‌چنین به ما این امکان را می‌دهد که نمایشی بصری از محصول خود ایجاد کنیم و به وضوح نحوه‌ی عملکرد محصول را به افراد با پیشینه‌ها و سطوح دانش متفاوت نشان دهیم. 

از طرف دیگر روش استوری برد، دیدگاه کل تیم را در مفهوم نمونه‌ی اولیه متحد می‌کند و کمک می‌کند تا برای گرفتن تصمیمات مهم در طول فرآیند نمونه سازی آماده شویم. یک Storyboard هر مرحله از تجربه‌ای را که می‌خواهیم آزمایش کنیم، ترسیم کرده و قطعات پازل ما را برای نمونه‌سازی، مشخص می‌کند. در واقع با کمک به درک توالی و جریان تجربه‌ی کاربر در محصول، به ما تصویر روشنی از دورنمای محصول‌ می‌دهد.

در این مرحله از اسپرینت طراحی، تیم اغلب شروع به بررسی ابعاد مختلف محصول می‌کند، که ممکن است برخی از آنها خارج از محدوده سؤالات و نمونه‌ی اولیه‌ مورد نظر باشد. این ایده‌ها را برای آینده ثبت می‌کنیم، ولی نباید اجازه دهیم تمرکز تیم از هدف اصلی منحرف شود.

در این مرحله باید حواس‌مان به اسکریپت نویسی هم باشد، چون به همسویی استوری بورد با مصاحبه‌ی کاربر و ایجاد طرح مناسب برای مرحله‌ی اعتبارسنجی کمک کند.

در استوری برد باید به چند نکته توجه داشته باشیم:

• هدف استوری بورد این است که هیچ سوالی در مورد نمونه‌ی اولیه باقی نماند، ولی دقت کنید که هیچ چیز غیر ضروری یا ایده‌ی جدیدی را نباید به آن اضافه نکنیم.
• تسهیل کننده یا اسکرام مستر، می‌تواند استوری برد را روی تخته وایت برد یا به شکل پوستر به صورت شبکه‌ای ترسیم کند.
• چهار یا پنج نقطه‌ی کلیدی را که به توضیح راه حل کمک می‌کند، مشخص می‌کنیم.
• نیازی نیست که تک تک فلوهای کاربر را رسم کنیم، فقط روی آنچه باید اعتبارسنجی شود، تمرکز می‌کنیم تا بتوانیم بازخورد دقیقی از کاربران بگیریم.
• فلوی مورد استفاده در سناریوی مصاحبه با کاربر را ترسیم می‌کنیم.
• در نظر بگیرید که از کدام نقاط فلوی کاربر می‌توانیم چشم‌پوشی کنیم و کدام‌ موارد باید به خوبی تعریف شوند.
• در پایان یکبار دیگر استوری برد را به صورت کلی بازبینی می‌کنیم تا چیزی از قلم نیفتاده باشد.
• در بازبینی نهایی مواردی را که اولویت بالایی دارند، علامت‌گذاری می‌کنیم.

سایت theplot.io ابزار کاربردی و مفیدی برای طراحی استوری بورد ارائه می‌کند که با کمک آن می‌توانیم به راحتی استوری برد خود را طراحی کنیم.

2- روش تخصیص وظایف

در فاز نمونه‌ی اولیه تخصیص وظایف به افراد، به روشن شدن مسیر و بهینه کردن فرایند کمک می‌کند. لیستی از تمام کارها از قبیل ساختن ماک، نقد و بررسی، سناریونویسی برای مصاحبه و ... تهیه می‌کنیم، به هر یک از افراد تیم وظایفی متناسب با نقش‌شان اختصاص می‌دهیم و آنها را در مورد کاری که باید انجام ‌دهند کاملاً توجیه می‌کنیم. هر کار را به یکی از اعضای تیم اسپرینت اختصاص داده یا گروه‌های دو یا سه نفره تشکیل می‌دهیم. همه افراد را در این بازه درگیر فعالیت در نقش‌ها نگه می‌داریم تا از کمرنگ شدن حضور آنها در مسیر نمونه سازی جلوگیری کنیم. بعد از اینکه نقش و وظایف همه‌ی اعضای تیم مشخص شد، جلسات اعتبارسنجی کاربر را برنامه‌ریزی می‌کنیم.

3- روش روایت کردن استوری برد

تسهیلگر نمونه سازی را با روایت استوری برد شروع می‌کند، اعضای تیم هم گوش می‌دهند، روایت تسهیلگر را دنبال می‌کنند و افراد حاضر، از نکات مرتبط با نقش خود یادداشت برمی‌دارند. این کار کمک می‌کند پیشرفت فرایند را از ابتدا تا به اینجا به سرعت جمع‌بندی کنیم، بخش‌های مورد علاقه‌ی اعضای تیم را بشناسیم، حد و حدود انتظارات از پروتوتایپ و کارهایی که باید انجام شود را مشخص و بعد از جمع‌بندی، کارها را برای قرار گرفتن روی برد کانبان دسته‌بندی کنیم.

4- روش ایجاد برد کانبان

استفاده از برد کانبان در طول نمونه سازی به تسهیلگر یا اسکرام مستر کمک می‌کند تا نمای بصری کلی از تمام وظایف، و اینکه چه کسی چه مسئولیتی دارد، در اختیار داشته باشد. این برد را می‌توان روی یک تخته‌ی وایت برد هم ایجاد کرد، هدف از ایجاد این برد این است که مطمئن شویم همه‌ی کارها طبق روال مورد نظر در جریان است و افراد روی مسئولیت نقش‌های خود احاطه دارند.

برد کانبان اطلاعات همه‌ی اعضای تیم را در مورد کارهای در حال انجام و کارهایی که باید انجام شوند، به روز نگه می‌دارد. کمک می‌کند اعضای تیم کارهای باقی مانده را، خودشان برای انجام انتخاب کنند یا اعضای تیم بتوانند از افرادی که کار خود را تکمیل کرده‌اند، درخواست کمک کنند.

برای اجرای کانبان:

• سه ستون با عنوان To do, Doing , Doneدر نظر می‌گیریم.
• از استیکی نوت برای ثبت شرح وظایف شغلی و قرار دادن آنها در ستون To Do استفاده می‌کنیم.
• مشاغل را بر اساس اولویت مرتب می‌کنیم تا مشاغل دارای اولویت بالاتر در بالای برد کانبان قرار بگیرند.
• هر کار را با نوشتن حروف اول آنها در یادداشت مرتبط، به یکی از اعضای تیم اختصاص می‌دهیم.
• هنگامی که یکی از اعضای تیم کاری را شروع کرد، کارت مربوط به خود را به "Doing" منتقل می‌کند.
• پس از تکمیل هر فعالیت، نقش مرتبط، یادداشت مربوط به فعالیت خود را به ستون انجام شده یا Doneمنتقل می‌کند.
• تسهیلگر باید پیشرفت اعضای تیم را به دقت رصد کرده و اعضای تیم را برای حمایت از یکدیگر تشویق کند.

5- روش چرا، چگونه، نمونه اولیه، تکرار (Why, How, Prototype, Iterate : WHPI)

WHPI رویکردی برای نمونه سازی سریع است که می‌تواند برای توسعه‌ی هر نوع فرایند تکرار شونده و مبتنی بر هدف استفاده شود. WHPI با تکیه بر رویه‌های اجایل و تفکر طراحی، دستاورد اصلی پروتوتایپ را، نتیجه‌ی حاصل از آن در نظر می‌گیرد و نتیجه را به شکل و ظاهر نمونه‌ی اولیه اولویت می‌دهد.

WHPI قرار است برای فرایند ساخت نمونه‌ی اولیه یک تایم باکس ایجاد کرده و نمونه‌ی اولیه را نسبت به نتایج مطلوب توافق شده، ارزیابی کند. استفاده از چرا و چگونه در سطوح اول فرایند نمونه سازی به تیم‌ها کمک می‌کند تا از دور باطل مشغله‌ی کاری و کار بیش از حد خارج شوند. زمان‌بندی دقیق برای نمونه‌سازی اولیه و گرفتن بازخورد این اطمینان را به ما می‌دهد که تصمیم‌های مهم و با اولویت بالا در مورد یک محصول، قبل از ورود به مرحله‌ی عملیاتی مورد بررسی قرار می‌گیرد. این روش در واقع ما را یکبار دیگر از ابتدا تا انتهای مسیری که قرار است برای ساخت نمونه‌ی اولیه طی کنیم، هدایت می‌کند تا با تکرار این چهار مرحله‌ به پروتوتایپی بسیار نزدیک به محصول مورد انتظار برسیم. 

برای پیاده‌سازی این Iterationبه تنهایی یا با همکاری گروه کوچکی از ذی‌نفعان کلیدی، "چرا"ی خود را تعریف می‌کنیم: پاسخ این "چرا" در واقع نتایج مورد انتظار از عملکرد نمونه‌ی اولیه است. در این مرحله، شکل یا قالب ظاهری نمونه‌ی اولیه اهمیت ندارد و صرفا باید روی نتایج متمرکز شویم. این مرحله نباید بیشتر از 15 دقیقه طول بکشد. "چرا"ی خود را مستند می‌کنیم و آن را در جایی جلوی چشم نگه می‌داریم، مثلا با یک استیکی نوت آن را روی میز یا دسکتاپ خود می‌چسبانیم.

حالا باید "چگونه"ی خود را تعریف کنیم: پاسخ این "چگونه" به ما می‌گوید که نتایج مورد انتظار از نمونه‌ی اولیه از چه طریقی به دست می‌آید. برای این مرحله بیشتر از 10 دقیقه وقت نمی‌گذاریم.

بهتر است در گروه‌های کوچک، یک نفر برای تولید اولین پروتوتایپ مسئول شود. این فرد باید ظرف حداکثر 1 ساعت، نمونه‌ی اولیه‌ی مورد نظر را ایجاد کند. تجربه‌ی کاربر از این نمونه‌ی اولیه باید تا حد امکان شبیه به تجربه‌اش از محصول نهایی باشد. بعد از تولید نمونه‌ی اولیه، گروه را مجدداً برای ارزیابی آن جمع می‌کنیم. در این جلسه، ارزیابی صرفاً براساس این سؤال انجام می‌شود: " چه چیزی در مورد این نمونه‌ی اولیه به ما کمک می‌کند تا به نتایج مورد نظر خود دست یابیم، و چه چیزی می تواند اصلاح یا حذف شود؟" براساس این دور از بازخوردها، فرد دیگری از گروه را (ترجیحا فردی متفاوت از تولیدکننده‌ی نمونه‌ی قبلی) تعیین می‌کنیم تا یک پروتوتایپ جدید بر اساس بازخوردهای گرفته شده از اولین نمونه بسازد. پروتوتایپ دوم می‌تواند مستقیماً بر روی اولین نمونه یا از اساس دوباره ساخته شود.

ساخت نمونه‌ی اولیه و چرخه‌ی تکرار را تا زمانی که عملکرد مورد انتظار از راه حل بدست بیاید، انجام می‌دهیم. این فرایند نباید بیش از 5 بار  مورد استفاده قرار بگیرد، بهتر است این چرخه‌ 3 بار یا کمتر تکرارشود.حالا می‌توانیم بسته به ماهیت محصول، به سراغ کارهایی مثل طراحی بصری و کپی رایتینگ برویم تا نمونه‌ی ما هر چه بیشتر به محصول نهایی شبیه شود.

در مقاله‌ی بعدی از سری مقالات مدیریت محصول، به سراغ فاز آخر از اسپرینت طراحی، یعنی اعتبارسنجی می‌رویم.