در این مقاله با بعضی از روش‌های مورد استفاده در هر یک از فازهای اسپرینت طراحی بیشتر آشنا می‌شویم. در مقاله‌ی اسپرینت طراحی از مجموعه مقالات مدیریت محصول با فازهای طراحی و فهرستی از ابزارهای مورد استفاده در هر فاز آشنا شدیم. در این مقاله به معرفی پرکاربردترین روش‌های مورد استفاده در فاز درک می‌پردازیم و درباره‌ی بعضی از پرکاربردترین روش‌های آن بیشتر می‌خوانیم.
یخ شکنی
اگر اولین بار است که جلسات اسپرینت برگزار می‌شود یا تعداد اعضای جدید در جلسه زیاد است، بهتر است از یک روش یخ شکنی برای شروع جلسه استفاده کنیم. همان طور که از نامش پیدا است منظور از یخ شکنی قرار دادن حاضران در موقعیتی است که با تیم احساس راحتی کنند و بتوانند در فعالیت‌های مورد انتظار مشارکت فعال داشته باشند. هنگامی از این تکنیک استفاده می‌شود که لازم است افرادی که معمولا با هم کار نمی‌کنند یا همدیگر را نمی‌شناسند، برای یک هدف مشخص و مشترک با یکدیگر طی جلساتی همکاری کنند. برای آنکه این تکنیک تاثیر مثبتی در روند جلسات داشته باشد، باید تا حد امکان آن را ساده برگزار کنیم. برای انتخاب روش یخ شکنی اهداف مشخصی را در نظر می‌گیریم و مطمئن می‌شویم که این روش علاوه بر اینکه ما را به اهداف‌مان می‌رساند، برای تمام شرکت‌کنندگان هم مناسب و راحت باشد.این روش‌ها باعث ایجاد ارتباط بهتر بین اعضا و گاهی شوخی و خنده می‌شود که در نهایت تعامل را برای افراد ساده‌تر و موثرتر می‌کند. در ادامه چند نمونه از روش‌های یخ شکنی را معرفی می‌کنیم:
1. روش ابر قهرمان یا Super Hero
در این روش از اعضای حاضر در جلسه می‌خواهیم نام و سمت خود را به جمع بگویند و یک ویژگی خود را به عنوان قدرت ماورایی یا Super Power معرفی کنند. این روش ضمن معرفی افراد کمک می‌کند تا با جایگاه و نقش یکدیگر در تیم هم آشنا شوند.
2. دو جمله‌ی راست و یک جمله‌ی دروغ
از حاضران در جلسه می‌خواهیم به نوبت درباره‌ی خود سه جمله بگویند که دو جمله درست و یک جمله غلط است. دیگران باید جمله‌ی غلط را حدس بزنند. این کار باعث شناخت بهتر و تلطیف فضا می‌شود.
3. امید، ترس، انتظار
وقتی افراد حاضر با موضوع، اهداف و فرایندهای مربوط به جلسه آشنا هستند، می‌توانیم از آنها بخواهیم امید، ترس و انتظار خود از این جلسات را به نوبت بیان کنند. این روش کمک می‌کند با روحیه و نگرش اعضا، و میزان شناخت آنها نسبت به موضوع آشنا شویم.
- برای اینکه افراد شرکت کننده در اسپرینت بتوانند به درک مشترکی از چالش پیش روی تیم برسند، می‌توان از روش‌های زیر کمک گرفت:
صحبت‌های رعد و برقی یا Lightning Talks چیست؟
در شروع فاز درک از اسپرینت طراحی می‌توانیم با صحبت‌های رعد و برقی شروع کنیم. به این صورت که از هر فرد می‌خواهیم درباره‌ی موضوع مشخصی در حوزه‌ی تخصصی خود، در زمانی محدود اطلاعات اصلی و مهم را به تیم انتقال دهد. لایتنینگ تاکز یکی از روش‌های اصلی طراحی اسپرینت است. قبل از شروع طراحی اسپرینت، باید Lightning Talks برنامه‌ریزی و هماهنگ شود. به هر فرد اطلاع می‌دهیم که درباره‌ی چه موضوعی باید صحبت کند تا در صورت لزوم داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز را پیش از جلسه تهیه کند. بسته به هدف یا موارد قابل تحویل، ممکن است حتی تا نصف روز را هم صرف این گفتگوها کنیم. پس از پایان تمام گفتگوهای لایتنینگ، یک جلسه‌ی اشتراک گذاری HMW برگزار می‌کنیم تا تمام دستاوردهای این صحبت‌ها را دسته‌بندی کرده و به اشتراک بگذاریم.
هر ارائه‌ی رعد و برقی بین 10 تا 15 دقیقه طول می‌کشد. موضوعات صحبت هم باید اهداف تجاری، تحقیقات کاربری، بررسی فناوری، و هر چیز دیگری که ممکن است با چالش شما مرتبط باشد، مانند ملاحظات قانونی، بررسی منابع یا تجزیه و تحلیل رقبا را پوشش دهد. باید این مساله را هم در نظر بگیریم که موضوع صحبت‌ها ممکن است بسته به صنعت یا رشته ما تا حدی متفاوت باشد.
برای رهبران کسب و کار و مدیران IT، گفتگوهای رعد و برقی می‌تواند ابزار ارزشمندی برای دریافت و نمایش اطلاعات پیچیده درباره‌ی موضوع یا چالش جدید، و به اشتراک‌گذاری دانش و تجربه‌ی بخش‌های مختلف سازمان درباره‌ی آن موضوع خاص باشد و دیدی جامع از اثرات آن بر کل سازمان به‌دست دهد. این صحبت‌ها همچنین می‌توانند دیدگاه همه‌ی بخش‌های سازمان را نسبت به موضوع به روزرسانی و نزدیک کند.
مصاحبه یا Interview در اسپرینت طراحی چیست؟
در بعضی از اسپرینت‌های طراحی برای رسیدن به درک مشترک نسبت به موضوع اسپرینت لازم است از ابزار مصاحبه استفاده کنیم. این مصاحبه‌ها شامل سه دسته‌ی اصلی مصاحبه با کاربر، مصاحبه با متخصصان و مصاحبه با سهامداران است. مصاحبه‌های کاربری در مرحله درک، دیدگاه‌های دست اولی از کاربر را ارائه کرده و برای کشف احساسات، درک اهداف و ارزیابی نیازهای کاربر بسیار تعیین کننده است. هدف از مصاحبه به دست آوردن همدلی با تجربه‌ی کاربر است. از طریق این همدلی، می‌توانیم نقاط درد کاربر را شناخته و راه‌حل‌های طراحی را به گونه‌ای شکل دهیم که در رابطه با نیازهای کاربر، عملکرد بهینه داشته باشد. مصاحبه‌ی کاربری می‌تواند با کاربران خود، کاربران رقبا یا کاربران بالقوه و علاقمند انجام شود.
مصاحبه با ذی نفعان به خصوص وقتی قرار است محصول B2B یا محصول داخلی برای سازمان تولید شود، اطلاعات بسیار ارزشمندی از نیازمندی‌ها به تیم طراحی می‌دهد. در این مصاحبه دانستن اطلاعاتی مثل اینکه چرا این مشکل مهم است و حل آن چه ارزشی برای بخش‌های مختلف کسب و کار دارد؟ برای حل مشکل قبلا چه کارهایی صورت گرفته است؟ این راه حل‌ها چه مزایا و معایبی داشتند؟ چرا دیگر پاسخگوی نیاز آنها نیست؟ و مواردی مانند این بسیار ارزشمند است.
مصاحبه با متخصصان نیز می‌تواند دید ما را نسبت به موضوع چالش، تکنولوژی مربوط به آن، ویژگی‌های مشتریان هدف و عواملی مانند آن باز کند. این متخصصان می‌توانند هم از افراد درون سازمان انتخاب شوند و هم از متخصصان خارج از سازمان.
روش How Might We چیست؟
در مسیر رشد کسب و کار، چالش‌هایی وجود دارد که اغلب فرصت‌های سرنوشت‌سازی را برای کسب و کار نمایان می‌کنند. با کمک روش «چگونه می‌توانیم» چالش‌های شناخته‌شده‌ی مرتبط با محصول خود را چارچوب‌بندی مجدد کرده و فضایی را برای راه‌حل‌های نوآورانه ایجاد می‌کنیم. پس از شناسایی چالش‌های طراحی از طریق صحبت‌های رعد و برقی، مصاحبه‌های تخصصی موضوعی و تحقیقات کاربر، می‌توانیم آنها را به سؤالاتی تبدیل کنیم که تیم را برای تفکر خارج از چارچوب یا "Out of Box" آماده کند.
نوشتن یادداشت‌های "چگونه می‌توانیم" یا "HMW" اغلب به عنوان یک تمرین مشترک توسط تیم‌ها در آغاز یک پروژه یا ابتکار استراتژیک انجام می‌شود. این روش یکی از فعالیت‌های تفکر طراحی است که شرکت‌کنندگان را ترغیب می‌کند چالش‌های شناخته‌شده را به‌عنوان سؤالی که با "چگونه می‌توانیم" شروع می‌شود، بازنویسی کنند. این کار باعث می‌شود مشکلات و چالش‌ها را به شکل سوالات راه حل محور مطرح کنیم.
هر کلمه از عبارت HMW اعضای تیم را در یک بعد هم جهت می‌کند:
- کلمه‌ی "How" یا "چگونه" اعضای تیم را به این باور می‌رساند که هنوز به جواب نرسیدیم اما مطمئنیم که راه حل جایی آن بیرون است.
- کلمه‌ی "Might" یا "ممکن است" به اعضای تیم می‌گوید: بیانیه HMW آنها ممکن است کار کند یا ممکن است کار نکند، و هر یک از این حالات در هر حال نوعی خروجی و ارزشمند است.
- کلمه‌ی "We" یا "ما" به اعضای تیم یادآوری می‌کند که طراحی اسپرینت درباره کار تیمی و رشد دادن ایده‌های یکدیگر است و همه‌ی ما قرار است با هم این مشکل را حل کنیم.
مراحل انجام روش "HMW" یا "چگونه می توانیم"
- با توضیح و تشریح دیدگاه یا نقاط دردی که از کاربر در مورد چالش فعلی خود جمع آوری کرده‌ایم، شروع می‌کنیم.
- در شروع هر کدام از این دیدگاه‌ها یک «چگونه می‌توانیم…» آورده و آن را در قالب یک پرسش تنظیم می‌کنیم.
- هنگام نوشتن سوال خود، عوامل زمینه‌ای موثر در ایجاد چالش را در نظر می‌گیریم، این عوامل معمولا به اصلاح نگرش اولیه‌ی ما به چالش کمک می‌کنند.
- باید تا آنجا که ممکن است یادداشت‌های «چگونه می‌توانیم» بنویسیم. سوالات بیشتر «چگونه می‌توانیم» فرصت‌های بیشتری برای شناسایی راه‌حل مطلوب ایجاد می‌کند.
- کمیت را بیش از ناب بودن ایده هدف قرار می‌دهیم.
- برای نوشتن یادداشت های HMW خود از Sticky Note استفاده می‌شود.
- وقتی با نقاط درد مواجه می‌شویم، آنها را به عنوان فرصت دوباره برای ارتباط با کاربر در نظر می‌گیریم..
- در هر یادداشت فقط یک ایده یا فرصت نوشته می‌شود.
- سؤال ما نباید خیلی گسترده یا خیلی محدود باشد. یک سؤال HMW با چارچوب مناسب الهام‌بخش خوبی برای این است که بتوانیم سریع به راه‌حل‌های بالقوه در قالب طوفان فکری برسیم.
نمونه ای از یک چارچوب خوب "چگونه می توانیم" :
"چگونه می‌توانیم محصولی طراحی کنیم که باعث شود کاربران در طول تراکنش‌های مالی آنلاین خود احساس اطمینان و امنیت کنند؟"
مثالی از سوالی که خیلی محدود و با راه حلی خاص است:
"چگونه می‌توانیم محصولی طراحی کنیم که به کاربران کمک کند چک‌های حقوق خود را در سه مرحله‌ی آسان با استفاده از یک گردش کار هدایت‌شده واریز کنند؟"
نمونه ای از سوالی که خیلی گسترده است:
"چگونه می‌توانیم خلاقانه‌ترین اپلیکیشن بانکداری جهان را طراحی کنیم؟"
در این مرحله مشکلات و چالش‌ها را به سوالات راه‌حل محور تبدیل کردیم. برای دسته‌بندی ایده‌ها و ساده‌تر شدن فرایند تصمیم‌گیری از روش "گل، غنچه، خار" یا روش "نگاشت وابستگی" استفاده می‌کنیم.
روش "گل، غنچه، خار" یا "Rose، Bud، Thorn" چیست؟
تمرین "گل رز، غنچه، خار" یک فعالیت ساده است که هر کسی می‌تواند در هر موقعیتی برای تحلیل بهتر موقعیت آن را انجام دهد. با کمک این روش می‌توانیم یک پروژه، رویداد یا حتی یک روز خود را با تقسیم آن به گل رز، غنچه و خار ارزیابی کنیم.
رز: گل رز مثبت است. اگر روز خود را مرور کنیم، شاید گل رز همان صبحانه‌ی خوشمزه‌ای باشد که اول صبح خوردیم، یا اگر در حال بررسی پروژه‌ای هستیم، شاید بازخورد مثبتی باشد که از مشتری دریافت کرده‌ایم.
غنچه: غنچه فرصتی برای بهبود یا موقعیت‌های دارای پتانسیل رشد است. مثلا این موقعیت می‌تواند آماده شدن ما برای یک ملاقات جذاب برای فردا باشد یا ایده‌ای که در تیم مطرح شده و می‌تواند در توسعه‌ی محصول در آینده تاثیر مثبتی بگذارد.
خار: خارها چیزی هستند که اکثر ما در تشخیص آن مهارت داریم و در واقع آن طور که انتظار داشتیم پیش نرفته‌اند. شاید با اولین قلپ از چای صبحانه زبان خود را سوزانده باشیم یا شاید جنبه‌ای از چالش پیش رو وجود داشته باشد که قادر به درک کامل آن نیستیم.
گل رز، غنچه، خار چگونه کار می کند؟
از روش "گل رز، غنچه، خار" می‌توانیم در موقعیت‌ها و به روش‌های مختلف استفاده کنیم، در اینجا ما بر روی استفاده از آن در محل کار برای حل مشکلات تمرکز می‌کنیم. این روش برای دسته‌بندی و ساده‌سازی خروجی‌های یک جلسه‌ی طوفان فکری برای حل یک چالش، یا جلسه‌ی ایده‌پردازی برای طراحی یک محصول جدید به کمک ما می‌آید. برای اجرای این روش از افراد حاضر در جلسه می‌خواهیم خروجی‌های جلسه‌ی HMW را در سه دسته گل رز، غنچه و خار دسته‌بندی کنند. پس از اینکه همه این موارد را یادداشت کردیم، آنها را در دسته‌های مشخص روی تخته یا دیوار اتاق کنفرانس می‌چسبانیم و زمانی را برای صحبت در رابطه با هر مورد با تیم خود اختصاص می‌دهیم. برای جمع‌بندی گل‌های رز خود را پرورش می‌دهیم، راه هایی برای به حداکثر رساندن غنچه ها پیدا می‌کنیم و تلاش می‌کنیم اثر خارها را کمتر کنیم.
روش نگاشت وابستگی یا Affinity Mapping چیست؟
Affinity Mapping روشی در اسپرینت طراحی است که اغلب از Lightning Talks پیروی می‌کند و برای سازماندهی ایده‌ها یا دیدگاه‌ها استفاده می شود. این روش به ما کمک می‌کند تعداد زیادی از ایده‌های ناشی از طوفان فکری یا جلساتی مثل HMW را، براساس روابط یا مفاهیم مشترک به گروه‌هایی برای بررسی و تجزیه و تحلیل طبقه‌بندی کنیم. این روش معمولا در پژوهش به عنوان راهی برای سازماندهی یادداشت‌ها و دیدگاه‌های حاصل از مصاحبه‌های میدانی برای تجزیه و تحلیل، و یا برای سازماندهی نظراتی مثل پاسخ‌های باز نظرسنجی، گزارش تماس‌های پشتیبانی یا سایر داده‌های کیفی استفاده می‌شود.
چرا Affinity Mapping انجام می شود؟
بسیاری از ما با طوفان فکری آشنا هستیم، طوفان فکری برای به دست آوردن حجم بالایی از اطلاعات روش خوبی است، اما سوال بعدی این است که چگونه می‌توان از این حجم از داده به مفاهیم مشترک و جمع‌بندی شده دست پیدا کرد. استفاده از تکنیک Affinity Diagram به ما کمک می‌کند با دسته‌بندی و خوشه‌بندی اطلاعات براساس مشابهت‌ها و مفاهیم مشترک، راحت‌تر الگوها را کشف کنیم و تصمیم بگیریم. در صورتی که برای بعضی از یادداشت‌ها نتوانستید دسته‌ای مشخص کنید، دسته‌ای به نام "سایر" تعریف کنید و آنها را در این دسته قرار دهید.
چگونه Affinity Mapping را انجام دهیم؟
از اعضای گروه بخواهید ایده‌ها یا یادداشت‌ها را روی یک سطح صاف و قابل مشاهده برای همه قرار دهند. شما به عنوان مدیر جلسه، براساس راهنمایی اعضای تیم، یادداشت‌های مرتبط را در کنار یکدیگر حرکت دهید تا شروع به تشکیل خوشه ها بر اساس روابط کنید. تا جایی که امکان دارد گروه را در فرآیند مشارکت دهید. از افراد بخواهید که برای قراردادن یادداشت‌های خود نزدیک شوند، این کار باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و به آنها اجازه می‌دهد تا مرتب‌سازی اولیه و کلی را در ستون‌ها یا خوشه‌ها انجام دهند. پس از پایان کار، نتیجه باید چیزی شبیه به این باشد:
نگاشت وابستگی
چند نکته‌ی مهم در انجام روش نگاشت وابستگی:
- برای ایده‌هایی که به نظر نمی‌رسد در دسته‌بندی‌های اصلی قرار بگیرند، یک جای مشخص ایجاد کنید، مثلا همان ستون "سایر" را در نظر بگیرید.
- تکراری بودن ایده‌ها اشکالی ندارد. قرار دادن ایده‌های تکراری به گروه نشان می‌دهد که چند نفر به یک چیز فکر می‌کنند.
- پس از مرتب‌سازی محتوا، از گروه بخواهید برای هر دسته نامی پیشنهاد کنند که نشان‌دهنده‌ی محتوای ستون‌هایی است که ایجاد کرده‌اید و نامی را که بر روی آنها توافق دارند در بالای ستون بنویسید.
- اجازه ندهید افراد زمان زیادی را صرف توافق بر سر نام یک دسته کنند. اگر در مورد «امکانات» در مقابل «زیرساخت» اختلاف نظر وجود دارد، هر دو را بنویسید.
- اگر اعضای تیم در رابطه با دسته‌‌بندی‌ها اختلاف نظر قابل توجهی دارند، ببینید کدام دسته بیشترین تایید را از گروه دریافت می‌کند و آن یکی را بنویسید.
بعد از پایان این مراحل شما یک دسته‌بندی قابل فهم و دقیق از خروجی‌های جلسه‌ی خود دارید. این دسته‌بندی زمانی به کمک تیم می‌آید که می‌خواهیم در مراحل بعد و پس از تعریف دقیق مشکل یا چالش، راه حل‌ها یا ایده‌های مناسب را جدا کنیم. به این ترتیب می‌توانیم موارد کمتر مرتبط را به راحتی کنار بگذاریم.
در مقاله‌ی بعدی روش‌های مورد استفاده در فاز تعریف را معرفی می‌کنیم.
