راهکاری اساسی برای مدیریت زمان، میمون رو دوش کیه؟

یکی از عادت های من طی چند سال گذشته خواندن مقالات ارزشمند Harvard Business Review است. که خوندن اونها رو به همه ی افراد پیشنهاد میکنم. این مقالات میتواند به کسانی که کارشان به صورت تیمی است، کسانی که در کارهایشان با انسان ها در ارتباط هستند، مدیران شرکت ها و کسب و کارها، مدیران منابع انسانی و هرکسی که به هر طریقی با انسان های دیگر در ارتباط است کمک بزرگی بکند.

مطلبی که می خوانید برداشت بنده است از مقاله ی ارزشمندی با عنوان ?Management Time: Who’s Got the Monkey  که اگر دوست داشتید میتونید مقاله ی اصلی را مطالعه کنید.

قبل از هر چیز خوب است با اصطلاح Monkey on the back آشنا بشیم. این عبارت که ترجمه ی کلمه به کلمه ی آن میمون رو دوش کسی بودن هست، شاید به نحوی شبیه به عبارتی باشه که ما در فارسی با عنوان توپ تو زمین کیه داریم.فقط شاید تفاوت ظریفی بین این دو عبارت در زبان انگلیسی و فارسی وجود داشته باشه و اون هم تفاوت در بار معنایی هست. وقتی در فارسی میگوییم توپ در زمین من است منظورمان این است که نوبت من است که کاری را انجام بدهم و بار معنایی آن در عموم موارد مثبت است. ولی عبارت Monkey on the back  کاملا بار معنایی منفی دارد. شاید عبارت معادل دیگری در فارسی بتوان برای آن درنظر گرفت و آن هم منفی شده ی عبارت باری از دوش کسی برداشتن است (درواقع در این شرایط ما میخواهیم باری روی دوش کسی قرار بدیم). به هر حال عبارت مورد نظر ما در فرهنگ و لغت انگلیسی دارای بار منفی است که در آن به ایجاد کار برای کسی و یا انداختن توپ کاری در زمین کسی اشاره دارد.

فرض کنید، شما به عنوان یک مدیر و یا کارشناس ارشد در محیط کارتان درحال قدم زدن هستید که یکی از همکاران زیر دستتان به شما میگوید:

«ما اینجا مشکل داریم یه نگاه به این بکن ...» 

خیلی محتمل است که شما بعد نگاه کردن به مشکل، در همان لحظه راه حلی به ذهنتان نرسد و نیاز داشته باشید که کمی بیشتر فکر کنید.

در اینجا چه پاسخی می دهید؟

یکی از پاسخ های احتمالی این است که بگویید:

"اجازه بده من یک مقدار درموردش فکر کنم یا جستجو کنم یا بررسی کنم و جوابش رو بهت میدم."

حالا با این جواب، میمون از روی دوش اون همکارتان پرید روی دوش شما و باید این مشکل رو حل کنید و سنگینی بار حل این مشکل را شما به دوش بکشید و همکار محترمتان راحت می شود.

تا زمانی که میمونی که همکارتان روی دوش شما گذاشته است را نکشید. هرروز، چندبار همکارتان به شما سر میزند و با لبخندی جلف! از شما درباره ی آن مسئله پیگیری می کند!!! حالا شما برای او کار می کنید.

فرض کنیم ۵ نفر زیر دست شما مشغول کار هستند و هر کدام از آنها روزانه ۳ میمون را از روی دوش خودشان روی دوش شما بندازن. چه اتفاقی خواهد افتاد؟ تا چهاشنبه بعد ازظهر شما ۷۵ میمون روی دوش تان دارید که طی هفته مجبور بودید یا به آنها غذا بدهید (یعنی باری روی ذهنتان ایجاد کرده باشند و شما روی آنها کاری کرده باشید که هنوز به نتیجه ی نهایی نرسیده است) و یا یَکی یَکی آنها را بکشید.! (منظورم حل کردن آنهاست)

در این شرایط، با توجه به این که به عنوان یک مدیر، تعداد زیادی کار از طرف مدیران بالاتر، همکاران هم رده و سیستم کاری تان به سمت شما آمده و از طرف دیگر تعدادی از میمون هایی که بالاتر توضیح دادم را هم برروی دوشتان دارید، اتفاق اصلی رخ میدهد.

شما زمان کم میاورید.

و حالا باید با عواقب بدی که انجام ندادن هرکدام از کارهایی که جزء وظایف تان بوده است دست و پنجه نرم کنید و برای جبران آنها تا دیروقت سرکار بمانید، در نتیجه زمان کمتری برای استراحت، گذراندن وقت با خانواده و دوستان، مطالعه و یادگیری، تفریح و مراقبت های سلامت و... دارید و حالا باید با نتایجی مثل از خستگی، از دست دادن دوستان و نگرفتن انرژی کافی از خانواده، عقب افتادن از دانش ها و مهارت های جدید، بیماری های مختلف روحی و جسمی هم دست و پنجه نرم کنید.

همه ی این اتفاق های بد افتاد، فقط و فقط به خاطر اینکه مسئولیت کار همکارانتان را برعهده گرفتید و درحالی که آنها در حال شنا کردن در استخر یا میهمانی با عزیزانشان هستند، شمادر پنجشنبه ها و جمعه هاتون در حال کار کردن هستید تا شاید بتوانید میمون ها را یکی بعد از دیگری بکشید تا، شنبه که سرکار برگشتید برای وظایف خودتان فرصت کافی داشته باشید.

ولی این یک راه حل منطقی نیست. چرا که فرض کنیم این هفته موفق شدید میمون های روی دوش تان را بکشید، هفته ی دیگه چی؟

از طرف دیگر، فرض کنید شما زیر دست تان نیروهایی در دسته های مختلف کاری دارید. مثلا برنامه نویس، طراح، HR، مالی و ...  و شما مدیری هستید که در بهترین حالت، در یک یا دو موضوع کاری صاحب نظر هستید و تخصصی دارید که می توانید مشکلات را با بررسی کردن حل کنید. در بقیه ی موارد چه می کنید؟

در این شرایط، اگر پاسخ ندهید میمون بزرگ و بزرگ تر می شود و اگر پاسخی بدهید، همیشه به این فکر می کنید که آیا پاسخی که داده اید درست بوده یا خیر و آیا راه حل بهتری وجود نداشت؟

در هر دو صورت شما دچار دغدغه ی فکری شدید می شوید که باعث بیخوابی یا بد خوابیدن در شب و کسالت های بعدی (که بالاتر توضیح دادم) می شود.

حالا که فهمیدیم مشکل چیست و از کجا ایجاد می شود، وقت آن رسیده است که راه حلی را ارائه بدهیم.

سر چشمه شاید گرفتن به بیل

چو پر شد نشاید گرفتن به پیل

اگر بخواهم به طور مختصر و مفید بیان کنم، راه حل صحیح، توانمند سازی و اعطای اختیارات کافی به همکاران زیر دست تان است تا خودشان بتوانند میمون هایشان را بکشند. و شما تنها به نحوه ی کشتن میمون ها نظارت می کنید.

توانمند کردن یک نیروی انسانی برای حل مشکلاتش کار ساده ای نیست. ولی این هنر مدیریت شماست و شاید یکی از اصلی ترین وظایف تان است. شما باید در مرحله ی گزینش ابتدایی همکاران تان به توانایی حل مسئله ی آنها دقت کنید ولی باز هم لازم می شود در مسائلی نیروی انسانی استخدام شده را توانمند کنید. که با این کار توانمندی در او ایجاد می کنید که همیشه و در همه ی بخش های زندگی به کارش خواهد آمد.

یکی از توانایی های بسیار ازرشمند و مفید برای نیروی انسانی، طرح سوال از روی یک مسئله یا مشکل جهت پرسیدن از دیگران است. او با طرح سوال درست پس از بررسی روش های مختلف برای حل آن مشکل و یا مسیر هایی که طی کرده است و به پاسخ نرسیده است می تواند کاری کند که بدون پرتاب کردن میمون روی دوش خودش به سمت مدیر یا هکارانش، از آنها برای کشتن میمون ها کمک بخواهد.

همیشه، سوالی که کارشناس از مدیر یا همکارانش می پرسد باید حاوی اطلاعات زیر باشد:

• روش های مختلف برطرف کردن مشکل باشد که خود فرد موفق به انتخاب بهترین روش نشده است.
• راه هایی را که طی کرده است ولی بن بست بوده.

با این رفتار میتوان آن کارشناس را فردی مسئول در قبال کاری که به او سپرده شده است دانست.

امیدوارم مسئولیت کاری که قبول میکنیم را به دوش بکشیم تا همکاری با ما برای دیگران مفید و لذت بخش باشد.