کلمه کنترل بعد از ورود به زبان فارسی، بیشتر دارای بار معنایی منفی و تداعی‌گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران بوده است. اما معنی کنترل در مدیریت سازمان کاملاً متفاوت است و به هیچ وجه دارای بار منفی نیست. رابرت ماکلر درباره کنترل اعتقاد دارد که تلاشی است سیستماتیک توسط مدیران کسب و کار برای اینکه عملکرد را با استانداردهای از پیش تعیین شده و برنامه‌ها و هدف‌ها ستجش نماید . لذا بر این اساس باید مشخص شود که آیا عملکرد و خروجی، مطابق با انتظارات هست یا خیر؟
طبیعتاً اگر مشخص شد که از هر یک از منابع سازمان می‌توان به شیوه‌ی اثربخش‌تر و کاراتری برای رسیدن به اهداف استفاده کرد، وظیفه‌ی سیستم کنترل مدیریت انجام اقدامات اصلاحی برای افزایش اثربخشی و کارایی منابع خواهد بود.
کنترل در مدیریت چنان مهم و حیاتی است که در همان سال‌های نخست مطرح شدن مدیریت علمی توسط کسانی مانند تیلور و فایول، این بحث نیز به عنوان یکی از نقش های مدیریت مطرح شد و در حال حاضر بحث کنترل و استقرار سیستمهای کنترل یکی از بحث‌های زیربنایی درنظام های مدیریت بشمار می رود .
لازم به توضیح است که سه اصطلاح کنترل و نظارت و پایش گاهی اوقات به عنوان واژه‌هایی مترادف به‌کار گرفته می‌شوند. البته مترادف فرض کردن این سه اصطلاح، در گفتگوهای روزمره و حتی متن‌های مرتبط با مدیریت عمومی، الزاماً اشتباه نیست. اما مهم است که در بحث‌های تخصصی مدیریت و کنترل، به تفاوت این اصطلاحات توجه داشته باشید و آنها را با دقت بیشتری به‌کار ببرید تا سوء‌برداشتی ایجاد نشود.
نظارت (Supervision)
نظارت اصطلاحی بسیار عمومی است و معنای آن می‌تواند بسته به فضای گفتگو، متفاوت باشد.مثلاً وقتی کارگری مشغول تمیز کردن خانه است، ممکن است از کسی بخواهید که بر کار او نظارت کند. در چنین حالتی، چندان مشخص نیست که معیارها و استانداردها چه هستند و شما می‌توانید به شکلی سلیقه‌ای، دیدگاه‌ها و انتظارات خودتان را با کارگر در میان بگذارید.
اما در شکل سازمانی معمولاً نظارت، مفهومی گسترده‌تر است و وقتی فرد یا سازمانی بر روی فرد یا گروه یا سازمانی نظارت می‌کند، این حق برایش ایجاد می‌شود که از مجموعه تحت نظارت، گزارش بخواهد و عملکرد آنها را بر اساس معیارهای ذهنی یا شفاف و تعریف‌شده بررسی کند (اینکه در موارد کوتاهی و قصور، چه اتفاقی می‌افتد و ناظر چه اختیاراتی دارد، از موردی به مورد دیگر تغییر می‌کند).
به طور کلی، تعریف نظارت و معنای آن بستگی به این دارد که چه کسی آن را در کجا به‌کار ببرد و چه وظایف و اختیاراتی برای ناظر (Supervisor) در نظر گرفته شود.
پایش (Monitoring)
در پایش، معیارها عینی‌تر هستند و فرایند به شکلی شفاف تعریف شده است.معمولاً یک یا چند شاخص، تعریف می‌شوند و فرصت و ابزارهای اندازهگیری و سنجش هم، فراهم می‌شود.همچنین استانداردها و چارچوب‌های کلی نیز تعریف می‌شود.در این وضعیت، فرد یا سازمانی که مسئول پایش است، هر زمان شاخص‌ها از محدوده‌ی مجاز خارج شوند و انحراف از مسیر مطلوب وجود داشته باشد، این مسئله را اعلام می‌کند.
وظیفه فرد یا نهادی که مسئول پایش است، معمولاً به اطلاع‌رسانی محدود است و قدرت اجرایی بیشتری در اختیار ندارد. به عنوان مثال: واحدی که مسئولیت بررسی ساعات ورود و خروج کارکنان یک شرکت و گزارش تأخیرها و غیبت‌ها را بر عهده دارد و یا سازمانی که آلاینده‌های موجود در هوا را اندازهگیری و گزارش می‌کند.
کنترل (Control)
فرایند کنترل، بزرگ‌تر و جامع‌تر از نظارت و پایش است؛ چون صرفاً به نظارت و ارزیابی محدود نمی‌شود. فرد یا دپارتمان یا سازمانی که مسئولیت کنترل به آن واگذار می‌شود، شاخص‌ها و استانداردها و اهداف را تعریف می‌کند و سپس همزمان با نظارت و پایش وضعیت موجود، باید پس از مشاهده انحراف از اهداف و استانداردها، اقدام اصلاحی (Corrective Action) هم تعریف و اجرا کرده و نتیجه اقدام‌های اصلاحی خود را نیز بررسی و بازبینی و یا مانیتور کند. لذا اقدام اصلاحی ممکن است از جنس تعدیل اهداف و استانداردها و یا تعریف و اصلاح و بهبود روش‌ها و فرایندها باشد.
نتیجه گیری :
- هر کس که به نوعی با فعالیت ها مدیریتی سر و کار دارد، بنابراین باید حداقل با مبانی کنترل آشنا باشد؛ چون کنترل، یکی از پایه‌ها و اصول مدیریت است.
- فردی که یک سوپرمارکت کوچک را اداره می‌کند یا مدیری که یک سازمان چند صد نفری را اداره می‌کند، هر دو نیازمند سیستم های کنترل مدیریتی هستند.
- البته واضح است که ابزارها و مکانیزم های نظارت و کنترل در سازمان های بزرگ، الزاماً با روش‌ها و سازوکارهای کنترل در کسب و کارهای کوچک یکسان نیست و اندازه سازمان نقش مهمی در طراحی سیستم کنترل دارد.
- سیستم های کنترل مدیریتی حتی در مدیریت زندگی فردی نیز مفید هستند. ما در زندگی شخصی خود هم منابع متنوعی (مانند پول، زمان، انرژی) داریم که آنها را به فعالیت‌های مختلف تخصیص می‌دهیم و باید به صورت منظم برنامه های خود را کنترل کنیم تا مطمئن شویم منابع ما به شکل درستی تخصیص یافته و صرف شده‌اند.
- می‌گویند فاصله بین یک سخنرانی ادبی و یک گزارش مدیریتی زمانی به وجود می‌آید که شاخص‌هایی قابل سنجش و ارزیابی مطرح می‌شوند.
- مدیری که می‌گوید: «ما همواره به سرمایه‌های انسانی خود توجه داشته‌ایم»، صرفاً در حال بیان یک جمله‌ی زیبای ادبی است؛ اما اگر بتواند معیارهایی را اعلام کرده و مشخص کند که بر چه اساس، معتقد است که به سرمایه‌های انسانی توجه کرده، عملاً صحبت‌های او به یک گزارش مدیریتی نزدیک می‌شود.
- یکی از کارکردهای مهم سیستمهای کنترل مدیریت این است که شاخص‌های متعددِ عینی و عددی در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
- عدم استفاده از ابزار کنترل می تواند موجب انحراف و بروز خطاهایی در سازمان گردد که در برخی از موارد هزینه های غیرقابل جبرانی را به سازمان تحمیل می نماید .
- کنترل ها بر اساس شرایط و اهداف می توانند به طور مستقیم و غیر مستقیم پیاده سازی و اجرا شوند .
منبع : www.monajemi.ir