Workflow Diagram (نمودار گردش کار) یک نمای کلی گرافیکی از فرآیند کسبوکار در اختیار مدیران قرار می‌دهد به طوری که با استفاده کردن از اَشکال و علائم استاندارد، به شما نشان می‌دهد که کارتان از آغاز تا پایان چه‌طور به سمت تکمیل شدن رفته و پیشرفت می‌کند مضاف بر اینکه نمودار گردش کار مشخص می‌سازد که در یک بخش خاص از پروسهٔ کاری، چه کسی مسئول چه کاری است.
طراحی نمودار ورک‌فلو در ابتدا مستلزم یک آنالیز دقیق از فرآیندهای کاری است که در حین آن نقاط ضعف احتمالی نمایان خواهند شد به طوری که آنالیز گردش کار به شما در تعریف، استانداردسازی و شناسایی نقاط مهم کسب‌وکارتان کمک می‌کند (نمودارهای گردش کار همچنین به کارمندان در درک هر چه بهتر وظیفه و سِمت کاری‌شان و همچنین مراحل تکمیل شدن کار و ایجاد اتحاد میان دپارتمان‌های مختلف شرکت کمک می‌کند.)
تاریخچهٔ نمودار ورک‌فلو
منشأ ورک‌فلوی امروزی را می‌توان به اواخر دههٔ ۱۸۸۰ نسبت داد و اولین باری که از اصطلاح Workflow استفاده شد، در سال ۱۹۲۱ و در یک ژورنال مهندسی راه‌آهن بود. Frederick Winslow Taylor و Henry Gantt که هر دو مهندس مکانیک و از اولین مشاوران مدیریت بودند، پدران ورک‌فلو تلقی شده و اولین کسانی بودند که به مطالعهٔ سازمان‌دهی منطقی کار (به طور خاص در صنعت ساخت) پرداختند. با رشد و پیچیده‌تر شدن محل کار از لحاظ تکنولوژیکی و فنی از یکسو و با ظهور دستگاه‌های کپی و ماشین‌آلات تحریر از سوی دیگر، توانایی کاوش بیشتر و گسترش دانش سیستم ورک‌فلو نیز وسعت پیدا کرد.
رویدادهای مهمی که در نیاز روزافزون به سازمان‌دهی منطقی کار مؤثر بودند، یکی رو به رشد بودن میدان برای تئوری بهینه‌سازی و موارد دیگر جنگ جهانی دوم و برنامهٔ آپولو بود. دههٔ ۱۹۸۰ همچنین دوران شکوفایی ورک‌فلو‌ها بود چرا که ایدهٔ مدیریت کیفیت جامع (TQM) به محبوبیت رسیده و شرکت‌ها خواستار این بودند تا در سطح جهانی با دیگران رقابت کنند (گفتنی است که ورک‌فلو‌ها هم به تلاش‌هایی که در زمینهٔ تی‌کیوام انجام می‌شد کمک کردند.)
چه زمانی می‌توان از نمودار ورک‌فلو استفاده کرد؟
با اینکه نمودارهای ورک‌فلو در ابتدا به منظور استفاده در صنعت ساخت و تولید ایجاد شدند، اما صنایع دیگری نیز هستند که می‌توانند از ورک‌فلو بهره ببرند که در ادامه به برخی از این صنایع اشاره خواهیم کرد:
- پزشکی: یک بیمارستان می‌تواند از نمودار ورک‌فلو برای نمایش گام‌هایی که برای ویزیت بیماران در اورژانس باید برداشته شود استفاده کند.
- نظامی: نمودارهای ورک‌فلو می‌توانند نشانگر مراحلی باشند که در طی عملیات موضع‌گیری انجام می‌شود.
- امور مالی: از فرآیند پرداخت گرفته تا وصول و سفارشات خرید، نمودارهای ورک‌فلو می‌توانند ابزار کارآمدی برای ثبت مراحل کار باشند.
- آموزش: مثالی برای استفاده از ورک‌فلو در زمینهٔ تحصیلی می‌تواند نشان دادن مراحلی که یک دانشجو باید برای ثبت‌نام در دانشگاه طی کند باشد.
- تجارت الکترونیک: نمودار ورک‌فلو در این حوزه می‌تواند نمایانگر روندی که مشتری از لحظهٔ سفارش تا دریافت محصول طی می‌کند باشد.
نمودار ورک‌فلو نمایی کلی از یک پروسه فراهم می‌آورد که نه تنها در درک بهتر آن موضوع به شما کمک می‌کند، بلکه به منزلهٔ ابزاری مفید است تا مشکلات احتمالی و نقایص را پیش از رخ دادن شناسایی کنید. همچنین اگر به دنبال پیدا کردن معیار‌ها و ویژگی‌های یک فرآیند، بهبود یک فرآیند به وسیلهٔ حذف نقایص و ناکارآمدی‌ها و خودکارسازی فرآیندی دستی هستید، این ابزار می‌تواند مؤثر واقع گردد. ورک‌فلو‌ها به کارمندان کمک می‌کنند تا نقش خود را در فرآیندهای کاری و همچنین ارتباط‌شان با دیگر دپارتمان‌ها را درک کرده و در نتیجه بهتر ارتباط برقرار کرده و انسجام بیشتری داشته باشند.
مراحل ایجاد نمودار ورک فلو (از آنالیز تا طراحی)
ابتدا تعیین کنید که نمودار را به چه منظوری می‌کشید. به عبارتی، هدف خودِ کسبوکار است یا مشتری‌هایش و اینکه آیا قصد دارید روند کار فعلی را به نمایش بگذارید یا روند کاری که در آینده مد نظر دارید و اگر روند آینده مد نظرتان است، چه ایده‌ای برای آن دارید. سپس باید طرحی از فرآیند فعلی کسب‌وکارتان بکشید و این مرحله را به عنوان گامی برای نشان دادن نمای کلی قدم‌های کلدی و همین‌طور فعالیت‌هایی که مرتباً و به طور روتین در سازمان‌تان رخ می‌دهد، در نظر بگیرید. پس از اینکه نمودار اولیه‌تان را کشیدید، حال آمادهٔ پرداختن به جزئیات هستید که این گام مرحلهٔ جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز است که در آن از هر کدام از افراد دخیل در هر کدام از مراحل، باید اطلاعات مفیدی جمع‌آوری کنید. در طی این مرحله، یکسری سؤالات کلیدی وجود دارد که باید پاسخ آن‌ها را از اعضای تیم جویا شوید که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- هدف نهایی چیست؟
- چه چیزی نشان‌دهندهٔ شروع و پایان فرآیند کاری است؟
- در هر گام چه فعالیت‌هایی وجود دارد و چه کسانی دخیل هستند؟
- رخداد بعدی که پس از هر مرحله پیش می‌آید چیست؟
- آیا انحرافی از این روند وجود دارد؟
- کارمند در جاهایی که به تصمیم‌گیری نیاز است، به چه اطلاعاتی احتیاج دارد؟
در ادامه، پس از اینکه به تمام اطلاعات لازم دست پیدا کردید، آنالیز ورک‌فلو را انجام داده و برای از بین بردن خطاها و اشتباهات، سه مورد زیر را مد نظر داشته باشید:
- دسته‌بندی کارها: یک راه برای تشخیص سریع نقاط ضعف این است که تَسک‌ها را بر حسب اهمیت دسته‌بندی کرده سپس آن‌ها را با در نظر گرفتن شرح وظایف هر کدام مشخص کرده و مطمئن شوید که کار به کاردان سپرده می‌شود.
- مشخص کردن نقاط ضعف: به دنبال کارهای تکراری، گلوگاه‌ها، اطلاعات نامربوط و مراحل اضافی و موارد دیگری که موجب تأخیر در به انجام رسیدن کار می‌شوند باشید.
- از قبل فکر کردن: آنالیز ورک‌فلو راه‌کار مناسبی است تا مطمئن شوید شرکت‌تان هماهنگ با اهداف آینده که در نظر دارید حرکت می‌کند که در این پروسه باید پاسخ به سؤالاتی همچون اهداف شرکت‌تان برای ۵ سال آینده چیست و برای رسیدن به هر کدام از آن‌ها چه کارهایی باید انجام شود و آیا آن کارها در جریان کار فعلی‌تان گنجانده شده‌اند یا خیر را بیابید.
انواع نمودار ورک‌فلو
راه‌های متنوعی برای نشان دادن گردش کار وجود دارد که محبوب‌ترین نمودارهای ورک‌فلو عبارتند از:
- ANSI Flowchart: این فلوچارت که از علائم American National Standards Institute استفاده می‌کند، به عنوان اولین استاندارد ورک‌فلو در نظر گرفته شده و از زبانی مشترک برای تشریح گام‌های مختلف بهره می‌برد.
- UML Activity: با بهره‌گیری از زبان Unified Modeling Language، این نوع نمودار به منظور گرافیکی نشان دادن ترتیب گام‌ها و همچنین جریان کنترل کار استفاده می‌شود.
- BPMN: این مدل که کوتاه شده‌ٔ عبارت Business Process Modeling Nation می‌باشد، از تکنیک فلوچارتی شبیه به مدل UML استفاده می‌کند. BPMN از یک زبان مشترک هم میان کاربران فنی و هم میان کاربران کسبوکار استفاده می‌کند که بیشتر بر روی فرایند کسبوکار تمرکز می‌کند تا خروجی.
- Swimlane: این نمودار هر واحد را درون سازمان تفکیک کرده و واحدهایی که بر روی یکدیگر اثر متقابل دارند را مشخص می‌کند و بر همین اساس دید روشنی نسبت به نقوص احتمالی به دست می‌دهد.
- SIPOC: این اصطلاح مخفف واژگان Supplier-Input-Process-Output-Customer می‌باشد که به وضوح نشان می‌دهد چه کسی اطلاعات را ایجاد کرده و چه کسی دریافت می‌کند و همچنین فرآیندهای سطح بالا و مهم دخیل در پروسه را مشخص سازد.
علائم و اَشکال رایج در طراحی Workflow Diagram
نمودار ورک‌فلو از اَشکال و علائم خاصی برای نشان دادن گام‌های مختلف در طی یک پروسه بهره می‌برد که عبارتند از:
- بیضی: نشان‌دهندهٔ نقطهٔ شروع و پایان فرآیند می‌باشد.
- مستطیل: بیان‌کنندهٔ دستورالعمل‌ها است.
- لوزی: نشان می‌دهد که کجا تصمیمی باید اتخاذ شود و بعد از آن ورک‌فلو به دو مسیر مجزا تفکیک می‌شود.
- دایره: وقتی پرشی از یک بخش به بخش دیگر انجام شده و توسط یک فلش جدا می‌شود، دایره به عنوان متصل‌کنندهٔ دو بخش استفاده می‌شود.
- پیکان: قدم بعدی را نشان می‌دهد.
آشنایی با ۵ تئوری بهبود ورک‌فلو
در دههٔ ۱۹۸۰، تلاش‌های W. Edwards Deming و Joseph M. Juran، که هر دو از مهندسین و مشاوران مدیریت بودند، منجر به ظهور تئوری‌های متنوعی در زمینهٔ بهبود جریان کار شد که این تئوری‌ها امروزه همچنان مورد استفاده قرار گرفته و شامل موارد زیر می‌شوند:
- Six Sigma: تئوری شش سیگما که از یک معادلهٔ ریاضیاتی بر پایهٔ نظریهٔ آماری استفاده می‌کند، عملکردی در جهت حذف خطاها در محصولات نهایی دارد به طوری که تئوری Six Sigma بر بهبود کیفیت در هر سطح تأکید داشته و همگام با فرآیندها به مشاهده، آنالیز و آزمایش می‌پردازد.
- Total Quality Management: این تئوری که به اختصار TQM گفته می‌شود، در راستای بهبود کیفیت محصول و محیط کار گام برداشته و تأکیدش بر ارتباط و همکاری بهتر میان دپارتمان‌ها و کارمندان می‌باشد.
- Business Process Reengineering: این تئوری که به اختصار BPR خوانده می‌شود، برای آنالیز هر سطحی از یکسری الگوریتم استفاده کرده که طبق تغییر شرایط، کل فرآیند کاری بازنگری می‌شود.
- Lean systems: تمام تمرکز این تئوری بر از بین بردن اتلافات منابع بوده و در تلاش است تا سازمانی ناب به منظور منعطف ماندن نسبت به تغییرات و بی‌ثباتی‌های بازار ایجاد کند.
- Theory of Constraints: نظریهٔ محدودیت‌ها که به اختصار TOC گفته می‌شود، به شناسایی ضعیف‌ترین حلقهٔ زنجیر که همان محدودیت باشد پرداخته و سعی می‌کند آن را حذف کند چرا که ایدهٔ اصلی در این تئوری آن است که توان یک زنجیر به اندازهٔ توان ضعیف‌ترین حلقهٔ آن است.