مدیر یک دقیقه ای

مدیر یک دقیقه ای

کتاب مدیر یک دقیقه ای یکی از کتاب های معروف مدیریت در دنیا می باشد. هدف کتاب معرفی یک مدیر خوب بر اساس معیار های خاص بوده که از زبان جوانی که در جست جوی مدیری با تدبیر می باشد، روایت شده است. نثر شیوا و عامیانه کتاب به همراه داستان های کوتاه آن که جهت اثبات راه کارهای ذکر شده، بر لذت خواندن و به کارگیری آن افزوده است.

در این مطلب قصد دارم مفاهیمی بر گرفته از این کتاب را با شما در میان بگذارم.

اسم مدیر یک دقیقه ای بر اساس تصمیمات و عملکرد های یک دقیقه ای شکل گرفته است و اهمیت یک دقیقه خاص و عمل انجام شده در آن را نشان می دهد.

اولین کسی باشید که به این سؤال پاسخ می‌دهید

مدیر یک دقیقه ای

وقتی اولین بار قصد مطالعه کتاب را داشتم، هدفم مدیریت کردن تمام کارها در زمان کوتاه بود اما اولین سوالی که به ذهنم رسید این بود که چطور می توان همه کار ها را در یک دقیقه مدیریت کرد؟ آیا اصلا امکان پذیر است؟ یا مانند بسیاری از کتاب های داستان، صرفا یک داستان بوده و عملی شدن آن ممکن نباشد، بنابراین تصمیم گرفتم کتاب را مطالعه کنم.

 مدیر یک دقیقه ای

دلیل نام گذاری مدیر یک دقیقه ای، سه عملی می باشد که از یک مدیر انتظار می رود در موقعیت های مختلف، انجام دهد. هر شخصی اگر این سه ویژگی را داشته باشد، آن را به عنوان یک مدیر یک دقیقه ای خواهند دانست.

سه اصل که در کتاب با عنوان سه راز از آن یاد شده است عبارت است از:

·هدف گذاری یک دقیقه ای

·تشویق یک دقیقه ای

·توبیخ یک دقیقه ای

در ادامه هر کدام از این موارد را تشریح می کنیم.

 اصل اول: هدف گذاری یک دقیقه ای

اولین اصل، که به عنوان اساس مدیریت یک دقیقه ای معرفی شده است، هدف گذاری یک دقیقه ای می باشد. حتما در حرفه های مختلف با این موضوع برخورد داشته اید که عملکرد کارمند با خواسته مدیر، تناسب نداشته باشد. این موضوع به دلیل عدم مشخص شدن هدف و شفاف شدن خروجی مورد انتظار می باشد به این معنی که مدیر یک خواسته ای داشته و کارمند متوجه آن نشده و بر اساس برداشت خود، کار را انجام داده است.

این مشکل بسیار جدی است که در ساختار مدیریت یک دقیقه ای به آن توجه شده و چنین اتفاقی نخواهد افتاد. با داشتن اصل هدف گذاری یک دقیقه ای، یک مدیر همیشه مسئولیت ها را روشن کرده و انتظار دارد کارکنان جواب گو باشند.

مدیر یک دقیقه ای اعتقاد دارد که لازم است بخش های مهم و کلیدی کار هر شخص را مشخص کرد و تعداد آن ها 3 و نهایتا 6 مورد باشد. در حقیقت مدیر در شروع کار مسئولیت هر شخص را مشخص می کند. به نظر می رسد در خیلی از شرکت ها همین طور باشد اما در بیشتر موارد این گونه نیست.

برای مثال فرض کنید شخصی به عنوان تستر در یک شرکت نرم افزاری استخدام شود. آیا همه مسئولت ها توسط مدیر در ابتدای کار مشخص می شود؟ همه ما قطعا می دانیم در بیشتر موارد این گونه نیست و تا مدتی طول می کشد شخص متوجه شود که مدیر چه خواسته ای دارد و گاها این اتفاق نمی افتد و منجر به اتمام همکاری می شود.

شاید با خود بگویید وظیفه یک تستر مشخص است و باید نرم افزار ها را تست کند اما این عنوان شغلی است نه مسئولیت آن. مثلا وظایف آن می تواند شامل تست نرم افزار های وب بر اساس یک استاندارد خاص، نوشتن گزارش مناسب، تحویل هر هفته یا تست هفتگی باشد.

اگر دقیقا مشخص نشود که شخص باید گزارش نویسی انجام دهد و در پایان تست از او انتظار گزارش داشته باشیم دقیقا همان مشکل عدم تعریف مسئولیت می باشد. قرار نیست برای شخص مشخص کنیم گزارش را با کدام فونت بنویسد اما باید نوشتن گزارش را برای او روشن کنیم.

یا مثلا وظایف یک منشی می تواند پاسخ گویی به تلفن ها، ایمیل ها، یادداشت برنامه ها و جلسات، هماهنگی جلسات باشد. این ها خواسته های مشخص می باشد اما مدیر قرار نیست مشخص کند که برنامه ها را در دفترچه یادداشت کند یا در یک فایل بر روی سیستم. فقط وظایف اصلی مشخص خواهند شد.

پس در اصل اول خواهیم داشت:

1- مسئولیت شخص در شرکت یا سازمان، کاملا مشخص شود.

2- مدیر مسئولیت را به صورت شفاف برای شخص توضیح دهد و اطمینان حاصل کند که شخص متوجه شده است.

3- جلسات هفتگی داشته باشند تا رفتار و عملکرد خوب را برای هر وظیفه مشخص کنند.

4- در هر جلسه، هدف مورد نظر بر روی یک برگه کاغذ نوشته شود و باید حداکثر 250 کلمه باشد. علت آن این است که خواندن آن هدف کمتر از یک دقیقه طول بکشد تا شخص بتواند در حین انجام کار، به آن رجوع کند و خواندن آن زمان زیادی نگیرد.

5- هر چند وقت یک بار، یک دقیقه در روز برای بررسی عملکرد مطابق با هدف تعیین شده صرف کنند تا متوجه شوند که آیا عملکرد متناسب با هدف بوده است یا خیر.

 

اصل دوم: تشویق یک دقیقه ای

دومین اصل، تشویق یک دقیقه ای می باشد. وقتی بر اساس اصل اول یعنی هدف گذاری یک دقیقه ای، هدف مشخص شد پس شخصی که کار خود را به درستی انجام داده است، باید بازخوردی از سمت مدیر خود داشته باشد. اما قرار نیست هر روز و هر لحظه بابت همه کارهای درست اشخاص را تشویق کرد و پاداش داد.

در مدیریت یک دقیقه ای، افرادی که کارشان را بر اساس هدف مشخص شده به درستی انجام می دهند، یک تشویق کوتاه یک دقیقه ای، دریافت می کنند و مدیر اعتقاد دارد که باید اشخاص را در حال انجام کار درست غافلگیر کرد. البته این بیشتر مختص اشخاصی است که به تازگی به آن شرکت آمده اند یا پروژه جدیدی را انجام می دهند. پس مدیر منتظر است تا یک عملکرد خوب ببیند و سریعا آن شخص را تشویق کند تا در ادامه کار، موفق تر عمل کند.

حتما با این مورد برخورد داشته اید که در بیشتر شرکت ها، مدیران منتظرند که شخصی کاری را اشتباه انجام دهد تا آن ها را تنبیه یا حتی اخراج کنند. اما در مدیریت یک دقیقه ای این گونه نیست.

سوالی که پیش می آید این است که تشویق یک دقیقه ای چه فایده ای دارد؟ در پاسخ باید این طور بیان کرد که در مدیریت یک دقیقه ای، مثبت بودن خیلی اهمیت دارد. پس وقتی شخص یک کاری را شروع کرده است، لازم است انگیزه برای ادامه کار و پیشرفت در او ایجاد شود و شخص در مورد عملکرد خود، احساس خوبی داشته و راضی باشد. قطعا بازخوردی که از سمت مدیر دریافت می کند این انگیزه را به او خواهد داد.

پس مدیر به محض مشاهده عملکرد درست، یک تشویق یک دقیقه ای اعمال می کند. اما باید این نکته را در نظر بگیریم که در این روش، وقتی شخصی با روند کار یا پروژه آشنا می شود، دیگر نیازی نیست که به ازای هر عملکرد درست در آن کار، از سمت مدیر تشویق شود چون شخص یاد گرفته است عملکرد درست کدام است و به ازای انجام درست آن ها، قبلا تشویق شده است.

وقتی شخصی از عملکرد خود راضی بوده و احساس خوبی داشته باشد، عملکردش در آینده بهتر خواهد شد.

نکته مهم و جالبی که در اکثر مشاغل باید در نظر گرفت این است که مدیر باید ثبات داشته باشد. به این معنی که وقتی می خواهد کسی را تشویق کند، حتی اگر از جایی ناراحت باشد، تشویق کارمند را انجام می دهد، در حقیقت به وضعیتی که کارمند دارد واکنش نشان می دهد نه وضعیتی که خودش دارد.

شاید این سوال پیش بیاید که چه موقع تشویق یک دقیقه ای موثر می باشد. کافی است نکته های زیر را در نظر بگیریم:

1- صادقانه با کارمندان صحبت شده و آن ها را در جریان عملکرد خودشان قرار دهیم.

2- وقتی شخصی کاری را درست انجام داد، غافلگیرش کنیم به گونه ای که متوجه شود انگار منتظر عملکرد خوب او بوده ایم و خیلی سریع او را تشویق کنیم. نباید تشویق ها را به زمان دیگر مانند انتهای ماه یا سال یا پروژه موکول کنیم.

3- شخص باید متوجه باشد بابت کدام عملکرد خود تشویق می شود.

4- مهم ترین مورد این است که به عنوان مدیر به شخص بگوییم که در مورد عملکرد او احساس خوبی داریم و کار او بسیار موثر می باشد. این حرکت روی فرد تاثیر زیادی خواهد گذاشت از اینکه بداند شخص مفیدی در سازمان می باشد.

5- بعد از صحبت و تشویق کوتاه، کمی سکوت کرده و سپس او را ترغیب کنیم که همیشه این طور خوب، کار کند. او باید متوجه حمایت مدیر شود.

 به خاطر بسپارید که برای اینکه شخص متوجه شود که مدیر به او همیشه توجه دارد و اهمیت می دهد لازم نیست که تشویق ها خیلی طولانی باشد، باید کمتر از یک دقیقه زمان ببرد.

اصل سوم: توبیخ یک دقیقه ای

اين جمله بسیار زیباست و فكر مي كنم براى یک برنامه نويس خيلي مهم باشد، "بازخورد صبحانه انسان هاى موفق است."

وقتی کاری که به ما محول شده است را انجام دهیم ولی از سمت مدیر، هیچ بازخوردی دریافت نکنیم، واقعا احساس ناخوشایندی خواهیم داشت چون متوجه عملکر خود نشده ایم و گاهی از ادامه کار در آن شرکت، دلسرد می شویم.

مدیر یک دقیقه ای معتقد است که بازخورد، صبحانه قهرمان هاست و باعث پیشرفت می شود.

 سومین اصل مدیریت یک دقیقه ای، توبیخ یک دقیقه ای می باشد. در اصل دوم ذکر شد که مدیر روی مثبت ها تاکید دارد و کارکنان را در هنگام عملکرد صحیح تشویق می کند، پس توبیخ چه زمانی اتفاق می افتد؟

همانطور که در بخش قبل ذکر شد، تشویق برای افرادی کاربرد دارد که یا تازه شروع به کار در شرکت کرده اند یا پروژه جدیدی به آن ها محول شده است. اشخاصی که کاملا با نحوه عملکرد مدیر و خواسته های او آشنا شده باشند و به اندازه کافی تجربه داشته باشند، یعنی خودشان در مقام یک مدیر می توانند ایفای نقش کنند، باید کمترین خطا را داشته باشند. این اشخاص در معرض توبیخ یک دقیقه ای قرار دارند.

به بیان ساده تر، اگر شخصی یک کار را بار ها به درستی انجام داده باشد و عملکرد خوب را بشناسد، مرتکب اشتباهی شود، مدیر سریع واکنش نشان می دهد و او را توبیخ یک دقیقه ای می کند. همانند تشویق، باید سریع و بعد از رخ دادن اشتباه انجام شود و به فرد گفته شود بابت کدام عملکرد، توبیخ می شود.

توبیخ یک دقیقه ای 2 بخش دارد:

· بخش توبیخ: به صورت کاملا واضح با شخص صحبت شده و اشتباه او را مشخص کنیم.

· بخش تشویق: بعد از ابراز ناراحتی، لازم است به شخص بگوییم که می دانیم که او همیشه عملکرد خوبی داشته و مطمئن هستیم دیگر اشتباه نمی کند و از او حمایت کنیم.

نکته مهمی که در مدیریت یک دقیقه ای بر آن تاکید شده این است که وقتی کسی کارش را اشتباه انجام می دهد، به عنوان یک شخص نباید به او توهین شود بلکه رفتار او در همان کار مشخص، باید توبیخ شود.

توبیخ یک دقیقه ای زمانی موثر می باشد که:  

1- ابتدای کار هر شخص، در مورد توبیخ به ازای هر کار اشتباه، گفته شود تا بدانند در صورت عدم عملکرد صحیح، توبیخ می شوند.

2- به محض انجام دادن کار اشتباه، توبیخ اعمال شود و به زمان دیگر موکول نشود.

3- دقیقا عملکرد نادرست مشخص شود تا شخص متوجه اشتباه خود شود.

4- سپس به عنوان یک مدیر احساس خود را در مورد اشتباه او بیان کنید تا او متوجه شود.

5- در انتها او را حمایت کرده تا  حس کند شما در کنار او هستید و حتما به آن ها بگویید که در مورد آن ها احساس خوبی داشته و منتظر عملکرد درست آن ها هستید.

6- وقتی توبیخ تمام شد، دیگر تمام شده و نباید ادامه داشته باشد و باید کمتر از یک دقیقه زمان ببرد.

 به یاد داشته باشید، هیچ وقت توبیخ نباید بر اساس شنیده ها باشد. به عنوان یک مدیر، بر اساس عملکردی که خودتان مشاهده می کنید، شخص را توبیخ نمایید.

دیدگاه مدیر یک دقیقه ای

همه ما می دانیم که امروزه شرکت ها و سازمان هایی هستند که بر روی کارکنانشان سرمایه گذاری می کنند تا آن ها را بر اساس اهداف سازمان، آموزش دهند. اما همچنان بسیاری از سازمان ها هستند که حاضر نیستند بر روی کارکنان سرمایه گذاری کنند. در واقع سرمایه گذاری های آن ها بیشتر بر روی تجهیزات است تا نیروی انسانی.

از نظر این سازمان ها، کاکنان دو دسته هستند، خوب یا بد و متاسفانه باید گفت که کارکنان بد را نیز برای این می خواهند تا بتوانند کارکنان خوب را مشخص کنند. برای آن ها اصلا اهمیتی ندارد که چه اتفاقی برای افراد می افتد. این گونه سازمان ها حاضر نیستند هزینه ای بابت افراد داشته باشند.

اما در دیدگاه مدیر یک دقیقه ای، همه افراد قابلیت خوب بودن را دارند و فقط باید روی آن ها سرمایه گذاری شود و به طور مشخص ذکر می کند که باید هدف گذاری یک دقیقه ای روی آن ها اعمال شود تا آن ها نیز جز کارمندان خوب باشند.

مدیر یک دقیقه ای معتقد است که اکثرا مدیران می دانند از کارکنان چه خروجی ای می خواهند اما حاضر نیستند وقت صرف کنند تا هدف ها را با کاکنان مشخص کنند.

در مورد تشویق یک دقیقه ای، یک مثال زیبا در مورد تربیت نهنگ ها و تشویق آن ها، در کتاب ذکر شده است. حتما با حیواناتی بر خورد داشته اید که کارهای خاص انجام می دهند و گفته می شود تحت آموزش مربیان قرار گرفته اند. اما آموزش محض به تنهایی کافی نیست. برای حیوانات، آموزش ها را کم کم شروع کرده و به ازای هر یادگیری، آن ها را تشویق می کنند و اینگونه است که آن ها ترغیب می شوند دوباره آن کار را انجام دهند.

برای افراد نیز این گونه خواهد بود. برای مثال فرض کنید یک شخص به تازگی وارد حوزه برنامه نویسی شده است و در حال یادگیری می باشد. زمانی که از سمت مدیر خود به ازای هر کار کوچکی که به او محول شده است، تشویق شود، انگیزه بیشتری پیدا خواهد کرد تا پیشرفت کرده و خود را بالا بکشد.

انگیزه دهنده شماره یک برای افراد، بازخورد کار آنها می باشد.

در حالت عادی بیشتر مدیران منتظر هستند تا کارکنان قبل از اینکه تشویق شوند، عملکرد درست داشته باشند و یا حتی پیشرفت کنند، در نتیجه خیلی از آن ها هیچ وقت به عملکرد بالا نمی رسند. حال تصور کنید که این فکر در ذهن کارمندان ایجاد شود که مدیر منتظر است تا از آن ها کار اشتباهی سر بزند.

این رفتار نادرست مدیران باعث سرخوردگی کارکنان شده و اصلا نمی خواهم در مورد این موضوع در این مطلب بنویسم که چه اتفاقی برای آن افراد می افتد. این بخش را به شما واگذار می کنم تا کتاب را مطالعه کنید.

مدیر یک دقیقه ای روی این نکته تاکید دارد که همیشه در شروع کار افراد، سعی می کند وظایف کوچک تر و ساده تر به افراد محول کند تا بتواند آن ها را تشویق کرده و به آن ها انگیزه دهد.

حالا بیایم نظر مدیر یک دقیقه ای را در مود تاثیر توبیخ یک دقیقه ای بدانیم. چند تا دلیل ذکر می کنیم که نشان دهنده تاثیر توبیخ یک دقیقه ای می باشد:

1- دقیقا مشخص است به ازای کدام کار اشتباه، اشخاص توبیخ می شوند.

2- وقتی به ازای هر کار اشتباه و دقیقا بعد از انجام آن، اشخاص توبیخ می شوند، احساسات منفی در مدیر جمع نشده و تاثیر منفی روی او نخواهد داشت.

3- وقتی شخص، سریع بازخورد کارش را دریافت می کند، متوجه عملکرد خود می شود.

4- هنگامی که زمان توبیخ یک عملکرد، نزدیک به زمان ارتکاب آن باشد، تاثیر گذار تر خواهد بود.

 

اکثر مدیران سخت گیر، بازخورد عملکرد کارکنان را به انتهای سال یا هر پروژه موکول می کنند. این نه تنها تاثیر مثبت نداشته بلکه هم برای مدیر و هم کارکنان اثرات منفی چه در عملکرد و چه در رفتار هر دو طرف، خواهد داشت.

بررسی عملکرد و دادن بازخورد، یک فرآیند مداوم می باشد، نه اینکه که فقط یک بار در سال انجام شود. 

اگر به خاطر داشته باشید، پیش تر ذکر شد که توبیخ 2 بخش دارد: اول تنبیه، بعد تشویق. مدیر یک دقیقه ای معتقد است که مدیر باید سخت گیر و مهربان باشد نه مهربان و سخت گیر. به همین علت ابتدا افراد را توبیخ کرده و سپس با حمایت از آن ها، تشویق می کند. مدیر یک دقیقه ای می گوید نباید نسبت به فرد سختگیر بود بلکه فقط عملکرد او را مورد تنبیه قرار خواهد داد.

مدیر یک دقیقه ای علت این نام گذاری را این طور بیان کرده است که: " می تواند در عرض مدت کوتاهی، نتایج بزرگی از افراد به دست آورد."

قطعا با خوندن یک کتاب، کسی نمی تواند ادعا کند یک مدیر است و اعتقاد دارم یک مدیر یا بهتر است بگویم یک مدیر خوب، باید تجربه و دانش کافی داشته باشد و قطعا مطالعه کتاب های مختلف، تاثیر گذار خواهد بود.  

بیان شیوا و مثال هایی در قالب داستان در این کتاب، باعث درک بهتر مطالب شده است. پیشنهاد می کنم حتما این کتاب را مطالعه کنید چون نه تنها در کار بلکه در زندگی شخصی نیز می توانید برای مدیریت رفتار های خود، استفاده کنید.