مقدمه‌ای بر مدیریت محصول – روش‌های مورد استفاده در فازهای اسپرینت طراحی (فاز اسکچ)

در مقاله‌ی دهم از مجموعه مقالات مدیریت محصول با بعضی از پرکاربردترین روش‌های مورد استفاده در فاز تعریف آشنا شدیم. در این مقاله فاز اسکچ (sketch phase) و بعضی از روش‌های مورد استفاده در این فاز را معرفی می‌کنیم.

در بعضی منابع اسکچ و تصمیم یک فاز، و در بعضی منابع هریک به عنوان فازی جداگانه تعریف شده و فاز سوم و چهارم اسپرینت طراحی را شکل می‌دهند. ما در این مقاله فاز اسکچ را به صورت مجزا مورد بررسی قرار می‌دهیم. 

اولین نکته اینکه برای شروع فاز اسکچ باید از قبل امکاناتی را در اتاق جلسه فراهم کنیم، این امکانات شامل تعداد کافی برگه‌ی A4، خودکار و مداد رنگی، ماژیک رنگی و وایتبرد، Sticky Notes، خط کش و چیزهایی از این قبیل است، چون در این جلسه قرار است واقعا ایده‌ها را روی کاغذ طراحی کنید. 

در این مرحله از اسپرینت طراحی، تیم ما به درک مشترک و نتیجه‌گیری مشخص درباره‌ی اینکه با طراحی این محصول چه مشکلی را می‌خواهیم حل کنیم، رسیده است. حالا وقت آن است که به دنبال پیدا کردن بهترین راه حل برای حل مساله‌ی خود باشیم.  گوگل در فازهای اسپرینت طراحی، این مرحله را «واگرایی» یا «اسکچ» می‌نامد. در این مرحله به هر شرکت کننده اجازه می دهیم تا تفسیر خود را از مفهوم پیش رو و مشکلی که قرار است حل کنیم، ترسیم کند. در طول این فاز، ترکیبی از فعالیت فردی و تیمی را تجربه می‌کنیم. شرکت کنندگان به طور جداگانه، در یک محیط آرام، گاهی اوقات بیش از یک ساعت کار خواهند کرد. تیم اسپرینت طراحی طیف وسیعی از ایده‌ها را به صورت فردی تولید کرده و به اشتراک می‌گذارد. در میان این ایده‌ها باید به دنبال منبع الهام باشیم تا در نهایت بتوانیم به راه حلی بهینه برسیم. در پایان روز، ایده‌های بسیاری خلق شده که اغلب هیجان انگیز و خلاقانه هستند. 

فاز اسکچ یکی از جذاب‌ترین فازهای اسپرینت طراحی است. با این وجود این مرحله ممکن است برای بعضی افراد پیچیده و یا سخت به نظر برسد. خوشبختانه نپ[1] و همکارانش در کتاب اسپرینت[2]  برای پیاده‌سازی این فاز یک فرایند چهار مرحله‌ای را معرفی کرده‌اند که در رسیدن به نتیجه‌ی دلخواه در فاز اسکچ بسیار موثر است. در ادامه با این 4 گام آشنا می‌شویم. 

گام اول – بازخوانی هر آنچه از ابتدای اسپرینت آموخته‌ایم

برای شروع باید تمام نتایج به‌دست آمده از فاز درک و تعریف را مرور کنیم. اول از همه هدف اسپرینت و بیانیه‌ی چالش، و سپس کلیه‌ی خروجی‌های ثبت شده از صحبت‌های رعدوبرقی، مصاحبه‌ها، How might we، Affinity Mapping، فریمورک‌های AARRR و RARRA، HEART و ... را مرور می‌کنیم تا به تیم یادآوری شود که قرار است در پایان اسپرینت به کجا برویم. این کار با کمک یادداشت برداری بوت آپ[3] یا Boot Up Note Taking  انجام می‌شود که تیم را برای Crazy 8’s یا سایر روش‌های ایجاد اسکچ آماده می‌کند. یادداشت برداری بوت آپ، فرآیندی است که به یکپارچه کردن تعریف تیم از مساله و آماده شدن برای طرح ایده‌ها براساس اطلاعات و فرصت‌های به اشتراک گذاشته شده در مرحله‌ی درک، کمک می‌کند.

گام دوم – ایده‌پردازی

گاهی اوقات بهترین ایده‌ها از قبل وجود دارند و به سادگی با یک تغییر جزیی در شیوه‌ی استفاده، ارائه در یک بستر جدید، یا ترکیب با ایده‌های دیگر می‌توان به راه حلی متفاوت و موثر رسید. در اینجا باید با استفاده از روش مقایسه‌ی مساله[4] یا The Comparable Problem method از اعضای تیم بخواهیم در اینترنت صنایع مرتبط یا موازی با زمینه‌ی فعالیت‌ کسب‌وکارمان را سرچ و مشکلات تجاری مشابه و راه حل‌های آنها را بررسی کنند. این فعالیت را می‌توان به عنوان تکلیف در پایان مرحله‌ی درک یا در طول اسپرینت تکمیل کرد. در نهایت هر فرد سه دقیقه زمان دارد تا مثال‌های خود را با اعضای تیم در میان بگذارد.

در مرحله بعد، این اطلاعات به ایده‌های جدید تبدیل می‌شود. خروجی این مرحله معمولاً برای هر فردی بسیار متفاوت است. بعضی افراد ایده‌های خود را در قالب کلمات یا جملات کوتاه می نویسند و بعضی طرح ساده‌ای از ایده رسم می‌کنند. در واقع هیچ راه درست یا غلطی برای انجام این کار وجود ندارد، تا زمانی که بتوانید ایده جمع کنید، در مسیر درستی هستید.

گام سوم – Crazy 8’s

برای اینکه فرایند ایده‌پردازی راحت‌تر و منظم‌تر پیش برود، از روش Crazy 8’s استفاده می‌کنیم. این روش یکی از بهترین شیوه‌ها برای انتقال سریع تعداد زیادی ایده از ذهن خود به دیگران است.

Crazy 8’s یکی از روش‌های اصلی اسپرینت طراحی است. این روش یک تمرین طراحی سریع است که افراد را به چالش می‌کشد تا 8 ایده متمایز را در 8 دقیقه ترسیم کنند. هدف از این کار این است که از ایده‌ی اولیه‌ی خود فراتر رفته و راه حل های متنوعی برای چالش خود ایجاد کنیم.

آن گروه از اعضای تیم که پیشینه‌ی طراحی ندارند، ممکن است در ابتدا از اجرای این روش بترسند، بنابراین باید به همه توضیح دهیم که این طرح‌ها کلی و صرفا برای انتقال ایده است و نیازی نیست کامل، زیبا و شامل جزییات باشند. در صورت لزوم، حتی می توانیم قبل از شروع این تمرین، یک جلسه آموزشی کوتاه چند دقیقه‌ای با موضوع "چگونه اسکچ بزنیم" برگزار کنیم.

هم‌چنین باید حواس‌مان باشد که ایده‌ها قرار نیست عالی باشند. این تمرین در حقیقت می‌خواهد منتقد درونی را ساکت کرده و فضایی برای شکوفایی انگیزه‌های خلاقانه به فرد بدهد. در واقع این ایده‌های عجیب، غیرممکن و غیرعملی هستند که مسیر را برای رسیدن به ایده‌های الهام بخش و واقعی هموار می‌کنند. به همین خاطر به آنها Crazy 8’s می‌گویند.

در اجرای این روش باید به چند نکته توجه کنیم:

1. کیفیت اهمیت چندانی ندارد و مهم خلق ایده‌های بیشتر است.
2. هر فرد یک برگه‌ی A4 را به هشت بخش تقسیم کرده و در هر قسمت برای یک ایده‌ی متفاوت اسکچ می‌زند.
3. برای هر اسکچ نباید بیشتر از 1 دقیقه وقت صرف کرد، 8 دقیقه 8 اسکچ.
4. روی گوشی زمان‌های 1 دقیقه‌ای در نظر بگیریم و بعد از هر آلارم به سراغ ایده‌ی بعدی برویم.
5. هیچ کس نباید ایده‌های دیگری را ببیند. 
6. بعد از ایده‌پردازی فردی، هر کس یک دقیقه وقت دارد تا ایده‌هایش را اولویت بندی کند. 
7. اشتراک‌گذاری و رای‌گیری Crazy 8’s

بعد از اینکه همه تمرین Crazy 8’s را به پایان رساندند، وقت آن است که هر یک از اعضای تیم ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند و در مورد آنها با گروه بحث کنند. برای اینکه جلسات معرفی و بحث در مورد ایده طولانی و فرسایشی نشود، بسته به تعداد افراد حاضر در جلسه به هر کس بین 3 تا 10 دقیقه زمان می‌دهیم تا ایده‌هایش را توضیح دهد. حواس‌مان باید به زمان باشد و اجازه ندهیم کسی بیشتر از زمان مشخص شده صحبت کند.

پس از اینکه همه طرح‌های خود را ارائه کردند، یک دور رای‌گیری برگزار می‌کنیم. هر فرد می‌تواند به 2 یا 3 ایده رای بدهد، یا همه‌ی رای‌های خود را برای یک ایده خرج کند. اعضای تیم هنگام انتخاب ایده‌ها و رای دادن باید به اهداف، صورت مساله، کاربران، رقبا و استراتژی‌های سازمان توجه داشته باشند. در نهایت 4 یا 5 ایده‌ که بیشترین رای را آورده‌اند، برای مرحله‌ی بعد انتخاب می‌شوند. توجه داشته باشید که ما هنوز ایده‌ای را انتخاب نکرده و در واقع در حال حذف ایده‌هایی هستیم که امکان پذیر نیست و یا برای رفع مشکل به کاربر کمک نمی‌کند.

گام چهارم - اسکچ راه حل

در این تمرین، هر یک از اعضای تیم ایده‌ای که بیشتر به آن علاقه دارند، انتخاب کرده و آن را طراحی می‌کنند. طراحی ایده‌ی انتخاب شده می‌تواند شامل بهبود و کامل کردن یک ایده، ترکیب کردن یک ایده با چند ایده‌ی دیگر یا خلق یک ایده‌ی جدید باشد. 

هدف از این مرحله ایجاد یک ایده‌ی کامل برای رسیدن به بهترین راه حل است. هر یک از اعضای تیم طرح راه حل دقیق خود را ترسیم می‌کند. اسکچ راه‌حل بهتر است شامل سه فریم برای توضیح نحوه‌ی کارکرد طرح و یک عنوان واضح برای کمک به یادآوری آن ایده به تیم باشد. در ترسیم طرح‌ها می‌توانیم از تصاویر، کلمات و نشان‌ها استفاده کنیم. 

حالا چندین ایده داریم که بخوبی ساخته و پرداخته شده‌اند و می‌توانیم آنها را وارد فاز تصمیم‌گیری کنیم. در مقاله‌ی بعدی بعضی از روش‌های مورد استفاده در فاز تصمیم‌گیری را بررسی خواهیم کرد.