مدیریت راهبرانه و بهروه‌وری کارکنان

مدیریت نیروی انسانی به بهبود کیفیت و در نتیجه افزایش بهره‌وری کارکنان می‌انجامد، اما ایجاد هماهنگی بین نیروها و البته ارتباط بهینه‌ی کارکنان با مدیران ارشد سازمان از جمله کارهای سخت محسوب می‌شود. در گذشته اغلب مدیریت ریاست مآبانه برای هماهنگی در سازمان‌ها به کار می‌رفت که در دراز مدت به افت بهره‌وری و هدر ‌رفت هزینه‌ها می‌انجامید، اما با جایگزین شدن سبک مدیریت راهبرانه، تغییرات شگرفی در مدیریت نیروی انسانی رخ داده است. این رویکرد مدیریتی بر اساس ارتباطات کیفی بین تمام اعضا و البته مدیران و کارمندان پایه‌ریزی می‌شود. در این مقاله رویکرد مدیریت راهبرانه را مورد بحث قرار می‌دهیم و اثرات مطلوب آن در مقایسه با مدیریت ریاستی را بررسی خواهیم کرد.

مدیریت راهبرانه چیست؟

در واقع رویکرد مدیریت راهبرانه بعد از جنگ جهانی دوم و توسط ادوارد دمینگ بنا نهاده شد که نقش مهمی در تحول کشور ژاپن داشته است. دمینگ در تئوری مدیریت کیفیت باور دارد که اگر کارمندان از ارائه‌ی نظرات و پیشنهادات خود بترسند، پیشرفتی در شرکت وجود نخواهد داشت. بعدها این رویکرد توسط ویلیام گلسر - بنیانگذار تئوری انتخاب- بسط داده شد و از جوانب مختلف مورد بررسی قرار گرفت.

اساس تئوری انتخاب بر برقراری تعامل کیفی و ارتباط موثر بین افراد تعریف می‌شود. در این شیوه به جای نظام تنبیه و تشویق یا همان کنترل بیرونی از کنترل درونی استفاده می‌گردد. گلسر معتقد است که اگر در یک سیستم مشکلی پیش آید، ۹۸ درصد به دلیل ساختار سیستم طرح‌ریزی شده توسط مدیر است و نه کارکنان. چرا که کارمندان به خوبی بر توانمندی خود و ارزش کیفیت کارها واقف هستند و این مدیر است که می‌بایست با ارتباط درست افراد را در جهت اهداف ترغیب کند و به جای یافتن مقصر در جهت حل مساله برآید. مدیریت راهبرانه علاوه بر سازمان‌ها در تمامی اشکال ارتباطی از جمله مدارس و خانواده نیز به کار می‌رود.

چگونه با کارکنان ارتباط موثر برقرار کنیم؟

مدیران راهبر، محور اصلی کار با کیفیت را در برقراری ارتباط موثر بین تمام افراد سازمان می‌دانند. بنابراین برای مدیریت راهبرانه و ایجاد یک تیم هماهنگ، برقراری ارتباط موثر و کیفی قدم اول محسوب می‌شود. ایجاد ارتباط درست و دوستانه در تمامی سطوح و نقش‌های سازمانی موجب رشد کارهای کیفی خواهد شد، اما برای اینکه بدانیم ارتباط موثر چگونه شکل می‌گیرد نیاز است تا با چند مفهوم آشنا شوید.

نیازهای اصلی

بر اساس تئوری انتخاب گلسر هر انسان دارای 5 نیاز اساسی است؛ نیاز به قدرت و ارزشمندی، عشق و همکاری، تفریح و سرگرمی، بقا و نیاز به آزادی. به عبارت دقیق‌تر می‌توان این پنج نیاز انسان را این گونه شرح داد:

افراد و هرآنچه که فرد به آن عشق می‌ورزد و از آن عشق دریافت می‌کند.
افراد و هر آنچه به او احساس ارزشمند و مفید بودن می دهند و برای او با ارزش هستند.
آنچه به احساس لذت، تفریح و شادی فرد منجر می‌شود.
آنچه به فرد خود مختاری و آزادی عمل می‌دهد.
هر آنچه به نیازهای جسمانی -حسی و سلامتی و بقای انسان کمک می‌کند.

این نیازهای ژنتیکی از ابتدای تولد در انسان وجود دارند که میزان و شدت آن در هر شخص متفاوت است. به عنوان مثال شخصی نیاز به قدرت بیشتری دارد در حالی که شخص دیگر اولین نیاز اساسی خود را بقا و زنده ماندن می‌داند. بدین ترتیب در هر شخص این نیازها اولویت‌بندی‌‌های متفاوتی دارند که شالوده‌ی رفتارهای انسان‌ را تشکیل می‌دهند. برای برقراری ارتباط درست و پایدار با هر شخص می‌بایست اولویت بندی نیازهای اساسی او را شناخت و همچنین از میزان شدت آن آگاهی یافت.

دنیای مطلوب

دومین نکته، آشنایی با دنیای مطلوب افراد است. دنیای مطلوب یا دنیای کیفی مجموعه‌ای از تصاویر است که افراد در جهت برآورده کردن نیازهای خود در طول زندگی ترسیم می‌کنند. رفتارها و اعمال هر فرد در جهت برآورده کردن نیازهای او و زیست در دنیای مطلوب خود است. به عنوان مثال تصویر یک فرد در ارضای نیاز به تفریح با خرید تامین می‌شود، در حالی که در دیگری رفتن به پیک نیک یا ورزش این نیاز را برآورده می‌کند. قطعا دنیای مطلوب می‌تواند با دنیای واقعی فاصله داشته باشد، اما هر چه این فاصله کمتر باشد، فرد احساس رضایتمندی بیشتری را تجربه می‌کند.

ادراک مشترک

سومین نکته در برقراری ارتباط موثر رسیدن به درک مشترک از تصاویر دنیای مطلوب و دنیای واقعی است. هر کدام از ما درک متفاوتی از دنیایی واقعی اطراف خود داریم که می‌تواند کاملا درست نباشد. بنابراین برای ارتباط کیفی و ایجاد رابطه‌ی تعاملی کارکنان با یکدیگر و مدیران ارشد، نیاز است تا علاوه بر شناختن دنیای مطلوب کارکنان به ادراک مشترکی از واقعیت‌های موجود دست یابید.

یک مدیر راهبر علاوه بر احترام به دنیای مطلوب تک تک کارکنان، برنامه‌ای منسجم برای کیفیت کار پیاده می‌کند. او باید بداند کارمندان نیز از این 5 نیاز اساسی برخوردارند و در واقع هدف آنها رسیدن و برطرف کردن نیازهایشان است. بهترین مدیر کسی است که بین نیازهای اساسی خود و کارکنان و اهداف سازمانی تعادل برقرار کند. ناگفته نماند که آموزش مهارت‌های ارتباطی، مدیریت هیجانات و نحوه‌ی ارزیابی نیازها، برای مدیران و کارکنان از ضروریات هر سازمان به شمار می‌رود که البته خارج از حوصله‌ی این مقاله می‌باشد.

نقش یک مدیر راهبر

یک مدیر راهبر اصل اول رفتار خود را اهمیت دادن به دیگران و ارزش قائل شدن برای آنها می‌داند. این مدیر می‌داند که توجه به کارکنان هزینه‌ی چندانی ندارد اما نتایج اثربخش مانند بازدهی و کیفیت بالا را در پی خواهد داشت که باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها نیز می‌شود. مدیران راهبر همواره در کارهای خود این موضوع را در نظر می‌گیرند که آیا انجام این کار باعث نزدیک شدن و ارتباط موثر با اعضا می‌شود یا خیر؟

مدیر به جای کنترل از بیرون افراد، در راستای کنترل درونی عمل می‌کند. در کنترل درونی هر کس نسبت به وظایف خود احساس مسئولیت کرده و بر اساس روابط انسانی رفتار می‌کند. در صورتی که کارکنان بر اساس روابط انسانی رفتار کنند و بیاموزند که آن را در کار و زندگی شخصی خود به عنوان اصل قرار دهند، مدیریت بسیار آسان می‌شود. بدین ترتیب اعضا، خود بر کارها و رفتارهایشان کنترل دارند و نیازی نیست از بیرون مورد مواخذه قرار گیرند و ارتباطی بر اساس روابط انسانی در محیط کار برقرای می شود. به طور کلی یک مدیریت راهبر چهار نقش اصلی را در تیم خود ایفا می‌کند:

1. به عنوان آموزش‌دهنده عمل کرده و زمینه‌های آموزش را فراهم نماید.

۲. به عنوان راهنما در تمامی امور به اعضا مشاوره دهد.

۳. با درک دنیای مطلوب و ادراکی اعضا نقش یک دوست را داشته باشد و از این ارتباط کیفی برای افزایش بازدهی و کیفیت استفاده کند.

۴. بتواند به عنوان یک مدیر و رئیس وظایف را به درستی محول کند و بر اجرای امور نظارت داشته باشد.

کاربست مدیریت راهبرانه

تا اینجا به خوبی بر نقش مدیر راهبر و راهکار دستیابی به ارتباط موثر با کارکنان پی بردیم. حال می‌توانیم نحوه‌ی به کارگیری این اصول را در مدیریت یک سازمان مورد بحث قرار دهیم.

1- در سبک مدیریت راهبرانه، محیط کار برای گفتگو و شنیدن فعالانه مناسب است. چنانچه کارمندان بدانند که نظرات آنها شنیده‌ می‌شود و بعد از بررسی مورد استفاده قرار می‌گیرد، احساس قدرت و کنترل بیشتری خواهند داشت. اینکه افراد کنترل بیشتری بر کارهای خود داشته باشند، موجب رضایت درونی بیشتر و در نتیجه افزایش بهره‌وری خواهد شد. علاوه براین در چنین محیطی کارمندان تلاش می‌کنند تا بهترین ایده‌ها و نظرات را در راستای بهبود شرایط سازمان ارائه دهند.

2- برخلاف مدیریت ریاست مآبانه، ارزیابی در سبک مدیریت راهبرانه بر عهده کارکنان است نه رئیس. در واقع مدیر به کارمندان خود آموزش می‌دهد تا چگونه روند کارهای خود و نتایج آن را ارزیابی کنند. همچنین فاکتورها و معیارهای ارزیابی خود را به طور کامل به کارمندان شرح می‌دهد تا آنان به خوبی بدانند در چه راستایی فعالیت کنند.

3- یکی از مهمترین موارد در مدیریت، آموزش حل مساله می‌باشد. کارمندان در چنین محیطی می‌دانند که مدیر وظیفه‌ی حل مشکلات آنان را ندارد و تنها در راستای تسهیل آن در کنارشان خواهد بود. بنابراین به جای اهمال‌کاری تلاش خود را برای برطرف کردن مشکلات انجام خواهند داد.

4- در هر تخصصی افراد به خوبی می‌دانند که کیفیت در کار آنها به چه معناست و در برابر چه هزینه‌ای می‌توان به چه سطحی از کیفیت دست یافت. بنابراین مدیر راهبر درباره‌ی اهمیت بالای کیفیت با کارکنان صحبت می‌کند تا کارهای خود را ارزیابی کنند. اگر ارتباط بین مدیر و کارکنان کیفی و موثر باشد کارکنان برای ارائه‌ی بهترین کار خود تلاش خواهند کرد.

5- مدیران راهبر در عمل به کارکنان نشان می‌دهند که چگونه باید کار کنند و چه انتظاراتی از آنها می‌رود. در این مورد مدیر می‌تواند افرادی را منصوب کند تا به طور عملی کیفیت مورد تقاضای سازمان را به آنها نشان دهند.

6- مدیر به کارمندان خود اطمینان می دهد که کیفیت کار از هزینه‌ای که صرف می‌شود، اهمیت بیشتری دارد. این اطمینان خاطر و اعتماد دو جانبه بین مدیران و کارمندان خود منجر به بهبود کیفیت کارها می گردد. می‌دانیم که هرچه کیفیت افزایش یابد، در هزینه‌ها صرفه‌جویی خواهد شد.

7-یک مدیر راهبر امکانات لازم برای کار کیفی را فراهم می کند و از طرفی برای آموزش کارکنان هزینه می کند. این امر در یک فضای دوستانه به مرور موجب افزایش کیفیت کارها می‌شود. از طرفی با افزایش کیفیت، میزان سودآوری سازمان بالا می‌رود و مدیر باید تمامی کارکنان را در این سودآوری به نحوی سهیم کند. در واقع نتیجه کار کیفی کارکنان بایستی به شکل جبرانی برای کارمندان درنظر گرفته شود.

آسیب‌های ریاست به جای مدیریت

خوب است تا درباره‌ی معایب و آسیب‌هایی که مدیریت ریاست‌مآبانه درپی دارد نیز صحبت شود. مدیریتی که با رویکرد ریاستی شکل می‌گیرد آسیب‌های گزافی به همراه دارد که با کاهش بهره‌وری کارکنان، افت کیفیت و بالا رفتن هزینه‌ها رو به رو خواهد شد. این سبک مدیریت دارای ویژگی‌هایی است که به طور خلاصه مرور می‌کنیم:

-یک مدیر رئیس‌ماب تصور می‌کند که بیش از دیگران سزاوار دستیابی به دنیای مطلوب خود است و به دنیای مطلوب سایر اعضا اعتنای چندانی ندارد. این دست از مدیران هرگز از موضع و تصمیمات خود کوتاه نمی‌آیند و سایر اعضای سازمان می بایست خود را با آن وقف دهند.

-در صورتی که کارکنان اشتباهی انجام دهند یا بر خلاف نظر مدیر کاری را پیش ببرند با تنبیه و مواخذه رو به رو می‌شوند.

- تمامی قوانین سازمان توسط رئیس تعیین می‌شود و در این قوانین نظرات و فیدبک‌های کارکنان هیچ نقشی ندارد و با آنها مشورتی نمی‌شود. لحن صحبت با کارکنان به صورت دستوری است و کارکنان از عمل رئیس چیزی یاد نمی‌گیرند.

- ارزیابی در چنین سیستمی توسط رئیس یا نماینده‌ی او، براساس شهود و فاکتورهای تعیین شده توسط ریاست صورت می‌گیرد و کارکنان در این ارزیابی دخالتی ندارند. این امر باعث می‌شود که کارکنان صرفا به قدر نیاز کارها را انجام دهند و از کیفیت کار کاسته شود. به بیان دیگر کارمندان تا جایی کار می‌کنند که اعتراضی از سمت مدیر شنیده نشود. نتیجه‌ی این محیط عدم استفاده از خلاقیت و بی‌توجهی به بهبود کارها خواهد بود. در مواردی نیز کارمندی که بیش از وظیفه کار کند، از سمت سایرین طرد خواهد شد.

- بعد از مدتی این سبک مدیریت به فرهنگ سازمانی تبدیل می‌شود و در تمام رده‌های مدیریتی می‌توان اثرات آن را مشاهده نمود. در این صورت ارتباط بین مدیران رده بالا و رده پایین و همچنین کارکنان تخریب می‌شود. در واقع کارکنان مدیران خود را به عنوان آزارگر شناسایی می‌کنند و در فضایی که ترس به همراه دارد، خلاقیت نابود خواهد شد. بدین ترتیب شبکه ارتباطی در سازمان آسیب دیده و نارضایتی به‌وجود خواهد آمد.

- نارضایتی کارکنان به شکل کم‌کاری، اهمال‌کاری و بی‌مسئولیتی در کنار انگیزه‌ی پایین و فرسایش کاری بروز می‌کند. در نتیجه سازمان به مرور با افت کیفیت و کاهش بهره‌وری روبه‌رو خواهد شد. در چنین سیستمی، رفتارهای مخرب از جمله افزایش ادعای غرامت، دزدی، تاخیر یا غیبت‌های پیاپی، مرخصی بی مورد، خشونت و اذیت و ... افزایش می‌یابد.

جمع بندی

با توجه به آنچه از ویژگی و آثار مدیریت راهبرانه و آسیب‌های مدیریت رئیس‌ماب گفتیم به‌خوبی می‌توان دریافت که چرا این روزها افراد به سبک مدیریت راهبرانه تمایل بیشتری دارند. در بازار رقابتی امروز تمامی سازمان‌ها به دنبال افزایش سودآوری و کاهش هزینه‌ها هستند. بنابراین رویکرد راهبری تیم، انتخاب منطقی‌تری است. برای هماهنگی گروه‌ها چه در شرکت‌های بزرگ و کوچک یا در خانواده و مدرسه، مدیریت راهبرانه، سریع‌تر و بهتر شما را به اهداف مطلوب‌تان می‌رساند.