مدیریت تغییر در سازمان ها

هر رهبر، در سازمان خود با تغییراتی ناخواسته مواجه می­‌شود. این تغییرات ممکن است در روند یک پروژه یا در بیزینس مدل رخ دهند و عملکرد مثبت افراد را کاهش دهند. واکنش افراد ممکن است با حالت­‌هایی مثل سکوت کردن و سر به زیرتر شدن آنان و یا تُن صدای بلندشان هنگام صحبت کردن مشخص شود. اما، این روزها، دنیا متحول شده است. تغییرات زیادی در هر لحظه، در اقتصاد، محیط زیست، جامعه و سیاست، رخ می‌­دهد. با توجه به این موارد ما نیز باید توانایی تغییر را درونمان پرورش دهیم. سوالی که هنگام بروز یک تغییر به وجود می­‌آید ضروری بودن یا نبودن رخ­دادن این تغییر است. می­‌توان دلایل این تغییر یا اقدامات دیگر جایگزین آن را مورد بررسی قرار داد. 

چرا تغییر برای ما سخت است؟

تا چند نسل گذشته، اکثر مردم زندگی یکسانی داشتند. وقتی فردی متولد می­‌شد تا پایان عمرش، در جایی زندگی می­‌کرد که والدینش زندگی می­‌کردند، کارهایی را انجام می­‌داد که پدر و مادرش انجام می­‌دادند و باورها و اعتقادهای او نیز مانند پدر و مادرش بود. هر زمان که تغییری به‌وجود می­‌آمد، افراد آن را زنگ خطر می­‌دانستند.

تغییر ذهنیت

هنگامی که تصمیم به تغییر می­‌گیریم، سه سوال در ذهن ما به وجود می‌­آید: این تغییر برای من چه مفهومی دارد؟ چرا باید رخ دهد؟ پس از آن چه خواهد شد؟ 

وقتی مردم این سوال­‌ها را می‌­پرسند، ذهن آن­ها مجدد مانند قبل به دشوار، پرهزینه و عجیب و غریب بودن تغییر فکر خواهد کرد. دشوار بودن تغییر به معنای آن است که افراد نمی­‌دانند چگونه آن را عملی کنند و یا فکر می­کنند بهتر است آن را به دیگران بسپارند. پرهزینه بودن تغییر به هزینه‌‍­هایی مثل زمان یا پول اشاره می­‌کند که ممکن است ملموس یا ناملموس باشند. عجیب و غریب بودن تغییر به معنای این است که راه­های تکراری را نمی‌­توان پیاده­ کرد.

افراد هنگامی به پذیرش تغییر می­‌رسند که به آسان، مفید و عادی بودن آن پی ببرند. هنگامی که فردی باور کند ایجاد تغییر می­تواند آسان باشد، پاداش­‌های ناشی از تغییر افزایش و هزینه­ها کاهش می­‌یابند. باور عادی بودن تغییر به معنای عادی دانستن روش­های ایجاد یک تغییر است. هنگامی که فرد شروع به یادگیری روش­های جدید برای ایجاد تغییر می‌­کند، رفتارهای جدید را یاد می­‌گیرد و آن­ها را انجام می‌­دهد و ممکن است تغییر به خوبی رخ دهد. رهبران نیز مانند سایر مردم، نسبت به تغییر ذهنیتی منفی دارند. اگر سازمانی هنگام تغییر با شکست مواجه شود، دلیل اصلی آن عدم پشتیبانی مدیریت و کارکنان از آن است. 

رهبران می­توانند از تفکر «آسان، پاداش‌­دهنده و عادی» حمایت کنند.

شاید برای شما هم، به عنوان یک رهبر، این سوال به‌وجود بیاید: چگونه می­توان از کارمندان خود به گونه‌­ای حمایت کرد که تغییرات را با آغوش باز بپذیرند؟ جواب واضح است: با استفاده از اهرم‌­های تغییر.

اهرم­های تغییر نیروهایی هستند که به افراد کمک می­‌کنند سریع­تر تغییرات را بپذیرند و نتیجه مثبت ازآن­ها بگیرند. در ادامه به رویکردهایی دراین رابطه اشاره می­کنیم:

• افزایش درک افراد

هنگام بروز یک تغییر مردم می­‌خواهند اطلاعات اساسی در مورد آن داشته باشند. خیلی اوقات، سازمان­ها تغییرات را به شیوه­ای شاد و سطحی بیان می­‌کنند و به راحتی از کنار آن می­گذرند. هنگامی که سازمان­‌ها اطلاعات کافی را در اختیار کارکنان قرار نمی­‌دهند، نیاز آنان را برطرف نمی­‌کنند و افراد احساس خطر می‌­کنند. برای جلوگیری از بروز این موارد، می­توان مواردی مثل چیستی تغییر، دلیل بروز آن و آینده­ای که این تغییر در آن نقش دارد را برای افراد توضیح داد.

مهم این است که این توضیح واقع­‌بینانه باشد و زمان و تلاشی که این تغییر نیاز دارد را در برگیرد و به مردم اطلاعاتی درباره چگونگی ایجاد آن بدهد. پس از این توضیح، افراد ممکن است از شما سوالاتی در این رابطه بپرسند، چرا که در ابتدا تفکری منفی نسبت به تغییر دارند، اما اگر توضیحات و اطلاعات کاملی در اختیارشان قرار گیرد، تفکرشان به خنثی یا مثبت تغییر می­‌کند.

• شفاف­سازی و تغییر اولویت­ها

این که مردم بدانند چه چیزی قرار است تغیر کند و چه چیزی تغییر نمی­‌کند به آن­ها حس اطمینان می­‌دهد. 

فرض کنیم سازمانی بخواهد نیروهای فروش خود را سازماندهی کند، باید برای افراد نقش و مسئولیت هر یک از آنان را در این تغییر شفاف کند و به آن­ها بگوید قرار نیست اهداف کلی سازمان تغییر کند. این توضیح به آنان کمک می­‌کند روی چیزی که باید تغییر کند متمرکز شوند نه این که در مورد چیزهای ثابت نگران باشند.

• کنترل کردن

در سازمان‌­ها، به ویژه سازمان­‌های بزرگ، هنگام اعمال تغییر افراد ممکن است احساس کنند تحت کنترل کارمندان دیگری هستند. می‌­توان با توضیح دادن روند این تغییر، ترس و ناراحتی افراد را کاهش و شانس مشارکت آنان را افزایش داد.

• حمایت کردن

افراد در جنبه‌­های مختلفی از زندگی و کار نیاز به حمایت دارند. یک رهبر باید به یاد داشته باشد که پذیرش و درک تغییر نیاز به زمان دارد. اکثر رهبران فکر می­‌کنند کارمندان باید بلافاصله تغییر را بپذیرند و ذهنیتی مانند آنان داشته باشند. باید به کارمندان فرصتی داد تا در مورد نگرانی­‌ها و تردیدهایشان صحبت کنند و سوال بپرسند. باید نگرانی­‌های آنان را پذیرفت و از آنان پرسید برای رفع آن­ها چه کاری می‌­توان انجام داد؟ 

به نیروهای خود برچسب مقاوم بودن در برابر تغییر نزنید. آن­ها نیز شرایطی مانند شما را پشت سر می­گذارند. نیروهای شما باید تغییرات را درک و پردازش کنند و سپس از طریق تغییر ذهنیتشان تغییر مورد نظر شما را بپذیرند. اگر در روزهای اولیه تغییر عمیقا به نگرانی­‌ها و سوالات آنان توجه کنید، آن­ها حس حمایت از شما دریافت می­‌کنند.

یک رهبر، اگر بتواند درک کند که ترس و تردید اولیه نیروهایش، در مورد تغییر طبیعی است آن­ها نیز با احساس حمایتی که از وی دریافت می­کنند تغییر را به آسانی می‌­پذیرند.