یکی از مهمترین معضلات در کسب و کارهای کوچک یا به اصطلاح استارتاپ ها، ارتقا افراد مجموعه است. در ابتدای راه اندازی یک کسب و کار، ممکن است بدنه‌ی انسانی کسب و کار از تعداد کمی از افراد، با شرح شغلی متنوع تشکیل شده باشد که عنوان خاصی نیز در مجموعه نداشته باشند و کسب و کار نیز چیزی به اسم ساختار سازمانی نداشته باشد. اما با گذر زمان و افزایش نیروهای مجموعه، فقدان ساختار و همچنین مسیر ارتقا شغلی بیش از پیش احساس خواهد شد. در اکثر کسب و کارها، با افزایش تعداد افراد مجموعه و افزایش نقش‌ها، به صورت معمول و خودکار، سطح مدیریتی یا به اصطلاح ارشد خود را نمایان میکند و احتمالا از دسته‌بندی‌های کلی برای سطح‌بندی نیروها استفاده خواهد شد. مثلا در یک مجموعه‌ی نرم‌افزاری، دسته‌بندی نیروها را به مدیر، مدیر پروژه، توسعه دهنده ارشد (senior) و توسعه دهنده جوان (junior) خلاصه می کنند و به این شکل برای افراد مجموعه، سطح‌بندی سازمانی را مشخص می‌کنند تا به اصطلاح بدانند که کت تن کیست و چالش های تصمیم گیری و اختیار را حل کنند. این که ساختار سازمان در ابتدا مشخص نباشد و یا در طول چرخه‌ی عمر کسب و کار دچار تغییر شود امری اجتناب ناپذیر و به جایی است اما معضل اصلی، مشخص نبودن مسیر ارتقا شغلی برای کارمندان است. در یک کسب و کار ممکن است مدیران و افراد ارشد به صورت دوره ای جلسه ای را تشکیل دهند و نسبت به ارتقا شغلی یا افزایش دستمزد برخی از کارمندان گفتگو و تصمیم‌گیری کنند بدون این که از قبل چارچوب مشخصی برای آن را رسم کرده باشند. بعد هم با خود فرد صحبت کنند و دلایل ارتقا یا عدم ارتقا او را برایش شرح دهند. این امر شاید به ظاهر پاسخ به یک نیاز سازمانی باشد اما کار اصولی محسوب نمی‌شود و در حقیقت بیشتر جنبه‌ی تظاهر و کار نمایشی دارد. اگر معیارهای ارتقا شغلی و افزایش دستمزد مشخص نباشد، کارمندان دچار سردرگمی و ابهام در این زمینه خواهند شد و به مرور زمان منابع انسانی سازمان به سمت راکد شدن و ترک سازمان کشیده می‌شوند.
برای هر کارمندی سوالاتی برای مسیر شغلی و ادامه‌ی کارش در ذهنش شکل می‌گیرد:
- برای پیشرفت باید چه کاری انجام دهم؟
- برای ارتقاء رتبه چه استانداردهایی را باید رعایت کنم؟
- چه زمانی پیشرفت خواهم کرد؟
- سایرین انتظار دارند تا کی در این نقش بمانم؟
- چه شرایط یا راه هایی برای درخواست ارتقا شغلی وجود دارد؟
- با چه کسی و در چه موقعیتی باید در مورد ارتقا شغلی خود گفتگو کنم؟
- پیشرفت می تواند مرا به کجا برساند؟
- در چه نقش ها و مسئولیت هایی می توانم رشد کنم؟
یک نگرش سطحی و غلط در مدیریت سازمانی این است که ارتقا شغلی را در مدیر شدن ببینیم. شاید مدیر شدن، مسیر مهمی به سمت ارتقا شغلی را نشان دهد اما باید بپذیریم که قرار نیست همه‌ی افراد آن هم در یک مجموعه کوچک، به سمت مدیر شدن سوق داده شوند. گاهی ممکن است برای ارتقا افراد به سطح بالاتر، به سطوح سازمانی اضافه شود و یا ایده‌ی مدیریت چرخشی در قالب تیم‌های مختلف مطرح شود که این امر برای سازمان های کوچک مانند چاپ بی پشتوانه‌ی پول در شرایط تورمی است که به صورت کوتاه مدت نیازی را رفع میکند اما اثرات به مراتب مخرب‌تری را رقم خواهد زد. در کسب و کار کوچک نیز سطح‌سازی و مدیر سازی پشتوانه ای ندارد و تنها انتظارات نیروی کار را بالا می‌برد و چالش‌های تصمیم‌گیری، تفویض اختیار غلط، رقابت ناسالم فردی و جمعی و سختی تعاملات بین تیمی را در برخواهد داشت. باید بدانیم که هرکسی توانایی مدیریت کردن ندارد و از طرف دیگر پیشرفت می‌تواند در قالب مشاور ارشد شدن و یا یک ارشد با وظایف فردی شدن و یا یک متخصص فردی شدن نیز رقم بخورد.
ذهنیت غلط دیگری که در سازمان‌ها اتفاق می‌افتد، پیوند ارتقا شغلی با سابقه‌ی کار در مجموعه است و این موضوع، ارزش خروجی کاری افراد را کمرنگ میکند. در این شرایط ممکن است مدیر، در زمان تصمیم‌گیری نسبت به ارتقا افراد و یا افزایش دستمزدشان، به صورت ناخوداگاه و غریزی و حتی احساسی، سابقه‌ی فرد و تعاملاتش با وی را درنظر بگیرد و وزن کمتری به بهره‌وری کاری او بدهد.
زمانی که شفافیت جایگاه‌ها و مسیر رشد وجود نداشته باشد، چالش خودسنجی در افراد نیز شکل می‌گیرد. پیش از این مثال زدیم که از عناوین برنامه‌نویس ارشد و تازه‌کار برای سطح‌بندی افراد استفاده می‌شود اما بین این دو جایگاه شکافی وجود دارد که برای برنامه نویسان یک شرکت، می تواند چالش برانگیز شود. گاهی برنامه نویسان دچار سردرگمی می‌شوند که در چه سطحی قرار دارند؟ نزدیک به کدام سطح هستند؟ ویژگی‌های هر سطح چیست؟ چگونه می‌توان از سطح تازه‌کار به ارشد تغییر جایگاه داد؟
ابهامات و سوالات بی پاسخ برای کارمندان کم کم آن‌ها را به سمت بی انگیزگی و رکود پیش می‌برد و در تصمیم گیری آن‌ها برای ترک سازمان نیز موثر خواهد بود. افت بهره‌وری، ترک سازمان، نیاز سازمان به جذب نیروی جایزگزین و ... موارد ناشی از این معضل هستند که همگی برای سازمان هزینه‌بر خواهند بود.
برای حل این معضل می‌توان چارچوب پیشرفت شغلی را پیشنهاد کرد.
یک چارچوب موثر پیشرفت شغلی، به اعضای مجموعه، شفافیت و احساس پیشرفت معنی دار را القا میکند. در ابتدایی ترین شکل خود، چارچوب پیشرفت شغلی چیزی است که:
- نقش ها و عناوین احتمالی را در کسب‌و‌کار تعریف می کند
- نشان می دهد که هر یک از اعضای تیم به کدام نقش ها می توانند ارتقا پیدا کنند
- توضیح می دهد که یک نفر برای پیشرفت در هر نقش چه کاری باید انجام دهد
برای تعریف مسیر شغلی الگوهایی وجود دارد که نسبت به نوع فعالیت کسب و کار، می توان از آن‌ها استفاده کرد اما به صورت کلی باید درنظر داشت که برای زمینه های کاری مختلف در مجموعه، باید سطح‌هایی با ویژگی‌ها و توانمندی‌های مشخص تعریف کرد تا افراد بدانند که چه ویژگی‌هایی را باید در خود ارتقا دهند. از سوی دیگر پیشنهاد می‌شود مسیر پیشرفت هم برای تغییر سطح سازمانی تعریف شود و هم برای توسعه ی فردی و ارتقا تخصص افراد. در این شرایط افراد با شفافیت کامل می‌توانند مسیر فردی یا سازمانی خود را انتخاب کنند و برای آن تلاش کنند. آنچه که مهم است درک این موضوع است که برخلاف مدیریت سنتی، پیشرفت و ارتقا شغلی در گرو ارتقا سطح مدیریتی و سازمانی نیست.
پیشنهاد می‌شود، فارغ از ساختار سازمانی سنتی و معمول، سطوح متعدد تخصصی برای پیشرفت افراد درنظر گرفته شود. در واقع می‌توان یک سطح‌بندی با ویژگی‌های کلیدی متفاوت و مشخص در نظر گرفت که کارکنان در مسیر آن قرار بگیرند و مشخصا پیشرفت خود را درک کنند. مهمتر از سطح‌بندی سازمانی و مدیریتی، سطح‌بندی تخصصی و مهارتی است. برای تعیین ویژگی‌های هرسطح باید دانش و شاخصه‌های رفتاری (مهارت‌های نرم) افراد را درنظر گرفت و میزان آن را مشخصا تعیین کرد و برای اعضای مجموعه شفاف کرد تا مبنای ارتقا را به خوبی بدانند.