آشنایی با روش مدیریت جلسات کاری به سبک ایلون ماسک

آشنایی با روش مدیریت جلسات کاری به سبک ایلون ماسک

مدیران تراز اول دنیا همواره از استعدادهای منحصربه‌فرد خود برای تأثیرگذاری بیشتر استفاده می‌کنند. آن‌ها علاوه‌بر به‌کارگیری این استعدادها، از مهارت‌هایی مانند توانایی برگزاری جلسات به بهترین شکل ممکن و کسب اطمینان از مثمرثمر واقع شدن این جلسات برخوردارند. تحقیقات نشان می‌دهند که برگزاری جلسات بیهوده و بدون نتیجه در ایالات متحده، سالانه مبلغ هنگفت 37 میلیارد دلار خرج روی دست شرکت‌های آمریکایی می‌گذارد که این مبلغ حاصل حدود 11 میلیارد جلسۀ ملاقات بی‌نتیجه میان کارمندان آمریکایی است (به‌نظر می‌رسد که این ضرر و زیان در کشورمان به‌مراتب بیش از این‌ها باشد!) این جلسات علاوه‌بر خرج اضافی، سبب از دست رفتن زمان با ارزش کارمندان، هدر رفتن انرژی آن‌ها و نهایتاً سبب افت شدید کارآیی ایشان خواهد شد.

ایلون ماسک (مدیر و مؤسس شرکت‌های Tesla و SpaceX) در مورد ملاقات‌های اداری -همچون تمام موضوعات دیگر کاری‌اش- شیوۀ برخورد منحصر‌به‌فرد خودش را دارا است؛ وی با انگیزه‌های خاص خودش، نحوۀ برگزاری جلسات کارآمد را به یک علم تبدیل کرده که از ۴ اصل زیر پیروی می‌کند:

۱. همه باید آماده باشند!
اگر تک‌تک حضار کار خودشان را به‌طور کامل و دقیق انجام نداده باشند و آمادۀ ارائه نباشند، برگزاری جلسه کاملاً بی‌معنی خواهد بود! هنگام ملاقات‌های رودررو، اقدامات پیشگیرانه بسیار مهم‌تر از روش‌ها و برنامه‌های مدوّن تکراری هستند.

شخصیت ایلون ماسک به گونه‌ای است که کارمندان تحت هیچ شرایطی نمی‌توانند از پاسخگویی به او سر باز بزنند و هرگونه تلاشی برای اجتناب از سؤالات آقای ماسک تنها باعث می‌شود که دست کارمندان رو شود و در‌نهایت همه می‌فهمند که آن شخص وظایفش را به‌طور کامل انجام نداده است.

2. بیان ساده و اجتناب از پیچیده‌گویی
ایلون ماسک از الگویی متشکل از یک سری اصول اولیه پیروی می‌کند؛ این بدان معنا است که وی در طی جلسات کاری به بیان حقایق فعلی متکی است و از هرگونه مقایسه اوضاع فعلی با گذشته اجتناب می‌ورزد. طی جلسات، ایلون ماسک از تیمش انتظار دارد که تمامی موضوعات مورد بحث را به چندین بخش کوچک‌تر تبدیل کنند و به تشریح ریز‌به‌ریز آن‌ها بپردازند و در یک ارائۀ منسجم این مطالب را بیان کنند. او از تیمش انتظار دارد که در عین بزرگ‌اندیشی، مطالب را تجزیه کنند و سپس به تشریح آن‌ها بپردازند. در مجلۀ GQ، ایلون ماسک این‌گونه توصیف شده است:

رهبری خارق‌العادۀ ماسک، توانایی انگیزه‌بخشی و روحیه‌دهی به کارمندانش، همه‌و‌همه از دانش او سرچشمه می‌گیرد. دانش (که متشکل از هزاران هزار حقیقت علمی است که افرادی مثل ایلون ماسک هرگز آن‌را فراموش نمی‌کنند) خود نوعی از جذبه است. همان چیزی است که باعث می‌شود راجع به خیلی‌ها بگوییم «نمی‌دونم چرا ولی خیلی پرجذبه بود!» و از آن به بعد آن فرد را یک فوق ستاره تلقی می‌کنیم.

3. نگاه روبه جلو و آینده‌نگری
مسیر موفقیت پر از فراز و نشیب است و ممکن است خیلی از اعضای گروه هنگام مواجهه با شکست‌ها احساس دلسردی و ناامیدی کنند و فکر کنند که مسیر و سیاست فعلی سازمان به‌طور قطع باعث پیروزی آن‌ها نمی‌شود. شرکت SpaceX به مدیریت ایلون ماسک، یک شرکت در زمینۀ هوافضا و با هدف تولید و ارسال موشک به فضا است. پروژۀ موشک Falcon 1 این شرکت ۳ بار پیاپی به شکست انجامید و تیم مسئول این پروژه به‌شدت دلسرد و ناامید شده بودند اما آقای ماسک پس از این شکست‌ها رو به کارمندانش گفت:

من به نوبۀ خودم هرگز تسلیم نمی‌شم و نخواهم شد. هرگز!

هدفمندی ماسک و قاطعیت او در رهبری تیم و رسیدن به اهدافش باعث شد که تیم او انگیزۀ جدیدی برای پیدا کردن راه‌حل مشکلات مربوط به پرتاب این موشک پیدا کند به‌طوری‌که بعدها یکی از اعضای این تیم گفت که بعد از شنیدن این صحبت آقای ماسک، ما حاضر بودیم هرجایی و تحت هر شرایطی برای رسیدن به اهداف گروه تلاش کنیم و این بدون شک تاثیرگذارترین صحبت انگیزشی بود که تا آن زمان شنیده بودیم. 

4. به اندازۀ تلاش خودتان از گروهتان انتظار داشته باشید
هرچقدر سخت تلاش کنید، باز هم کسی هست که سخت‌تر از شما تلاش کند. این یکی از شعارهای شرکت‌های تحت مدیریت آقای ماسک است که در جلسات عنوان می‌شود و سبب پیشرفت و حرکت روبه‌ جلوی کارمندان می‌شود. یکی از کارمندان تسلا در این‌باره می‌گوید که اگر یک فرد عادی معتقد است که هدفی را باید طی ۱ سال به‌دست آورد، ایلون ماسک آن‌را می‌خواهد طی ۱ هفته به‌دست آورد! شاید این‌گونه هدف‌گذاری برای کارمندان چالش برانگیز و دشوار باشد، اما آن‌ها می‌دانند که ایلون ماسک هم به اندازۀ ایشان تلاش خواهد کرد.

آیا ایراداتی به شیوۀ مدیریت و رهبری ایون ماسک وارد است؟
خیلی از مدیران معتقدند که شیوۀ مدیریت و برگزاری جلسات کاری ایلون ماسک آن چیزی نیست که آن‌ها دنبالش هستند و بخواهند به‌طور دقیق از آن تقلید کنند. البته این امکان نیز وجود دارد که بااستفاده از بعضی از تکنیک‌های مدیریتی ایلون ماسک، کیفیت جلسات اداری خود را ارتقا دهید. شاید هم بخواهید که کاملاً از روش ایلون ماسک استفاده کنید اما این‌ را درنظر داشته باشید که این شیوهٔ مدیریت ممکن است اثر معکوس نیز داشته باشد.

Rick Wartzman، مدیر ارشد موسسۀ Drucker واقع در دانشگاه Claremont Graduate University مقاله‌ای نوشت که در مجلۀ Fortune با عنوان «هرچقدر می‌خواهید ایلون ماسک را تحسین کنید، ولی مثل او مدیریت نکنید» به چاپ رسید. وارتزمن معتقد است که این‌گونه ریزمدیریتی و نظارت با جزئیات و عدم توجه به نیازهای شخصی کارکنان، درنهایت منجر به ناکارآمدی کارکنان و تلف شدن پتانسیل آن‌ها می‌شود.

وی به مطالعه‌ای اشاره می‌کند که نشان می‌دهد کارمندان شرکت‌هایی که در آن‌ها میزان اعتماد میان طبقات مختلف سازمان و اعضای آن بیشتر است، 19٪ بهتر و ثمربخش‌تر از کارمندان مؤسساتی که در آن‌ها اعتمادی به کارمندان نیست (مانند شرکت‌های تحت مدیریت ایلون ماسک) فعالیت می‌کنند. او همچنین بر این موضوع تأکید دارد که کارمندان باید آزادی عمل داشته باشند تا همان‌گونه که مدیر با یک پروژه برخورد می‌کند، آن‌ها نیز همان‌طور به پروژه نگاه کنند.

چگونه جلسات بهتر و موثرتری برگزار کنیم؟
ایلون ماسک شیوۀ رهبری خود را بسیار خاص و شاید اندکی زیاده‌خواهانه جلوه می‌دهد به‌طوری‌که وی اعتقاد دارد وقتی که کارها درست انجام نشوند، باید دست به برگزاری جلسه زد. درخواست‌های زیاد او از کارمندانش مبنی‌بر این‌که هرچقدر وقت لازم است صرف کارشان کنند، نشان‌دهندۀ این است که می‌خواهد جلسات ضروری که برگزاری آن‌ها اجتناب‌ناپذیر است به نحو احسن صورت پذیرند.

طبق گزارش شبکۀ CBS آمریکا، 73٪ از متخصصان حرفه‌ای طی جلسات اداری کارهای نامربوط به آن جلسه انجام می‌دهند و 39٪ از همین افراد طی این جلسات چرت می‌زنند! برای این‌که این بلاها سر جلسات اداری شما نیاید، به شیوۀ ایلون ماسک سعی کنید تا نهایت استفاده را از پتانسیل کارمندانتان ببرید و تعادلی میان سختگیری‌های مدیرانه و پشتیبانی از کارمندان ایجاد کنید. این موارد نهایتاً منجر به این می‌شوند که جلساتی کاری با نهایت کارآمدی، خلاقیت و ثمربخشی داشته باشید.

حال نوبت به نظرات شما می‌رسد. آیا شما با شیوهٔ مدیریتی ایلون ماسک موافق هستید؟ به‌نظر شما کارآمدترین شیوهٔ مدیریت جلسات کاری که هم کوتاه باشند و هم درعین‌حال اثربخش چیست؟ نظرات، دیدگاه‌ها و تجربیات خود را با ما و سایر کاربران سکان آکادمی به اشتراک بگذارید.

منبع


روزبه ژوله