مدیران تراز اول دنیا همواره از استعدادهای منحصربه‌فرد خود برای تأثیرگذاری بیشتر استفاده می‌کنند به طوری که ایشان علاوه‌ بر به‌کارگیری این استعدادها، از مهارت‌هایی مانند توانایی برگزاری جلسات به بهترین شکل ممکن و کسب اطمینان از مثمرثمر واقع شدن این جلسات برخوردارند. تحقیقات نشان می‌دهند که برگزاری جلسات بیهوده و بدون نتیجه در ایالات متحده، سالانه مبلغ هنگفت 37 میلیارد دلار خرج روی دست شرکت‌های آمریکایی می‌گذارد که این مبلغ حاصل حدود 11 میلیارد جلسۀ کاری بی‌نتیجه میان کارمندان آمریکایی است! این جلسات علاوه‌ بر خرج اضافی، سبب از دست رفتن زمان باارزش کارمندان، هدر رفتن انرژی آن‌ها و نهایتاً سبب افت شدید کارآیی ایشان خواهد شد.

ایلون ماسک، مدیر و مؤسس شرکت‌های Tesla و SpaceX، در مورد جلسات کاری شیوۀ برخورد منحصر‌به‌فرد خودش را دارا است به طوری که وی با انگیزه‌های خاص خودش، نحوۀ برگزاری جلسات را به یک مهارت خاصِ خودش تبدیل کرده که در ادامه بیشتر با شیوهٔ مدیریت وی آشنا خواهیم شد.

همهٔ شرکت‌کنندگان باید آماده باشند
اگر تک‌تک حضار کار خودشان را به‌ طور کامل و دقیق انجام نداده باشند و آمادۀ ارائه نباشند، برگزاری جلسه کاملاً بی‌معنی خواهد بود. هنگام ملاقات‌های رو در رو اقدامات پیشگیرانه بسیار مهم‌تر از روش‌ها و برنامه‌های مدون تکراری هستند. شخصیت ایلون ماسک به گونه‌ای است که کارمندان تحت هیچ شرایطی نمی‌توانند از پاسخگویی به او سر باز بزنند و هر گونه تلاشی برای اجتناب از سؤالات وی تنها باعث می‌شود که دست کارمندان رو شود و در‌ نهایت همه می‌فهمند که آن فرد وظایفش را به‌ طور کامل انجام نداده است.

بیان ساده و اجتناب از پیچیده‌گویی
ایلون ماسک از الگویی متشکل از یکسری اصول اولیه پیروی می‌کند و این بدان معنا است که وی در طی جلسات کاری به بیان حقایق فعلی متکی است و از هر گونه مقایسهٔ اوضاع فعلی با گذشته اجتناب می‌ورزد. طی جلسات کاری، ایلون ماسک از تیمش انتظار دارد تا تمامی موضوعات مورد بحث را به چندین بخش کوچک‌تر تبدیل کنند سپس به تشریح تک‌تک آن‌ها بپردازند و در یک ارائۀ منسجم این مطالب را بیان کنند. او از تیمش انتظار دارد که در عین بزرگ‌اندیشی، مطالب را تجزیه کنند و سپس به تشریح آن‌ها بپردازند. در همین راستا، مجلۀ GQ ایلون ماسک این‌گونه توصیف می‌کند:

رهبری خارق‌العادۀ ماسک توانایی انگیزه‌بخشی و روحیه‌دهی به کارمندانش، همه‌ و‌ همه از دانش او سرچشمه می‌گیرد. دانش، که متشکل از هزاران هزار حقیقت علمی است که افرادی مثل ایلون ماسک هرگز آن‌ را فراموش نمی‌کنند، خود نوعی جذبه است و جذبه همان چیزی است که باعث می‌شود راجع به خیلی‌ها بگوییم «نمی‌دونم چرا ولی خیلی پرجذبه بود!» و از آن به بعد آن فرد را یک فوق ستاره تلقی می‌کنیم.

نگاه رو به جلو و آینده‌نگری
مسیر موفقیت پر از فراز و نشیب بوده و ممکن است خیلی از اعضای گروه هنگام مواجهه با شکست‌های پی در پی، احساس دلسردی و ناامیدی کرده و فکر کنند که مسیر و سیاست فعلی سازمان به‌ طور حتم باعث پیروزی آن‌ها نمی‌شود. SpaceX شرکتی در زمینۀ هوافضا و با هدف تولید و ارسال موشک به فضا است. پرتاب پروژۀ موشک Falcon 1 این شرکت سه بار پیاپی به شکست انجامید و تیم مسئول این پروژه به‌ شدت دلسرد و ناامید شده بود اما ایلون ماسک پس از این شکست‌ها در یکی از جلسات کاری رو به کارمندانش گفت:

من به نوبۀ خودم هرگز تسلیم نمی‌شم و نخواهم شد. هرگز!

هدفمندی ماسک و قاطعیت او در رهبری تیم و رسیدن به اهدافش باعث شد که تیم او انگیزۀ جدیدی برای پیدا کردن راه‌حل مشکلات مربوط به پرتاب این موشک پیدا کند به‌ طوری‌ که بعدها یکی از اعضای این تیم گفت که بعد از شنیدن این صحبت ایلون ماسک، ما حاضر بودیم هر جایی و تحت هر شرایطی برای رسیدن به اهداف گروه تلاش کنیم و این بدون شک تأثیرگذارترین صحبت انگیزشی بود که تا آن زمان شنیده بودیم.

به اندازۀ تلاش خودتان از گروه خود انتظار داشته باشید
هر چقدر سخت تلاش کنید، باز هم کسی هست که سخت‌تر از شما تلاش کند. این یکی از شعارهای شرکت‌های تحت مدیریت آقای ماسک است که در جلسات عنوان می‌شود و سبب پیشرفت و حرکت رو به‌ جلوی کارمندان می‌شود. یکی از کارمندان تسلا در این‌ باره می‌گوید که اگر یک فرد عادی معتقد است که هدفی را باید طی یک سال به‌ دست آورد، ایلون ماسک آن‌ را می‌خواهد طی یک هفته به‌ دست آورد! شاید این‌گونه هدف‌گذاری برای کارمندان چالشی و دشوار باشد، اما آن‌ها می‌دانند که ایلون ماسک هم به اندازۀ ایشان تلاش خواهد کرد.

آیا ایراداتی به شیوۀ مدیریت و رهبری ایون ماسک وارد است؟
خیلی از مدیران معتقدند که شیوۀ مدیریت و برگزاری جلسات کاری ایلون ماسک آن چیزی نیست که آن‌ها دنبالش هستند و بخواهند به‌ طور دقیق از آن تقلید کنند. البته این امکان نیز وجود دارد که با استفاده از بعضی از تکنیک‌های مدیریتی ایلون ماسک، کیفیت جلسات اداری خود را ارتقا دهید. شاید هم بخواهید که کاملاً از روش ایلون ماسک استفاده کنید اما این‌ را در نظر داشته باشید که این شیوهٔ مدیریت ممکن است اثر معکوس نیز داشته باشد.

Rick Wartzman، مدیر ارشد موسسۀ دراکر، مقاله‌ای نوشت که در مجلۀ فوچون با عنوان «هر چقدر می‌خواهید ایلون ماسک را تحسین کنید، ولی مثل او مدیریت نکنید» به چاپ رسید. وی معتقد است که این‌گونه میکرومَنجمِنت و نظارت با جزئیات و عدم توجه به نیازهای شخصی کارکنان، در نهایت منجر به ناکارآمدی کارکنان و تلف شدن پتانسیل آن‌ها می‌شود. وی به مطالعه‌ای اشاره می‌کند که نشان می‌دهد کارمندان شرکت‌هایی که در آن‌ها میزان اعتماد میان طبقات مختلف تیم و اعضای آن بیشتر است، 19٪ بهتر و ثمربخش‌تر از کارمندان کمپانی‌هایی که در آن‌ها اعتمادی به کارمندان نیست (مانند شرکت‌های تحت مدیریت ایلون ماسک) فعالیت می‌کنند. او همچنین بر این موضوع تأکید دارد که کارمندان باید آزادی عمل داشته باشند تا همان‌گونه که مدیر با یک پروژه برخورد می‌کند، آن‌ها نیز همان‌طور به پروژه نگاه کنند.

چگونه جلسات بهتر و موثرتری برگزار کنیم؟
ایلون ماسک شیوۀ رهبری خود را بسیار خاص و شاید اندکی زیاده‌خواهانه جلوه می‌دهد به‌ طوری‌ که وی اعتقاد دارد وقتی کارها درست انجام نشوند، باید دست به برگزاری جلسه زد. درخواست‌های زیاد او از کارمندانش مبنی‌ بر اینکه هر چقدر وقت لازم است صرف کارشان کنند، نشان‌دهندۀ این است که می‌خواهد جلسات ضروری که برگزاری آن‌ها اجتناب‌ناپذیر است به نحو احسن صورت پذیرند.

طبق گزارش شبکۀ CBS آمریکا، 73٪ از متخصصان حرفه‌ای طی جلسات اداری کارهای نامربوط به آن جلسه انجام می‌دهند و 39٪ از همین افراد طی این جلسات چرت می‌زنند! برای اینکه این بلاها سر جلسات کاری شما نیاید، باید سعی کرد تا نهایت استفاده را از پتانسیل کارمندانتان ببرید و تعادلی میان سخت‌گیری‌های مدیرانه و پشتیبانی از کارمندان ایجاد کنید که این موارد در نهایت منجر به این می‌شوند که جلساتی کاری با نهایت کارآمدی، خلاقیت و ثمربخشی داشته باشید.

حال نوبت به نظرات شما می‌رسد. آیا با شیوهٔ مدیریتی ایلون ماسک موافق هستید و از دید شما کارآمدترین شیوهٔ مدیریت جلسات کاری که هم کوتاه باشند و هم در عین‌ حال اثربخش چیست؟ نظرات، دیدگاه‌ها و تجربیات خود را با سایر کاربران سکان آکادمی به اشتراک بگذارید.

آشنایی با روش مدیریت جلسات کاری به سبک ایلون ماسک