حرفه ای ها می گویند: چگونه با یک مهندس مصاحبه کنیم؟

در این مقاله مدیر بخش مهندسی شرکت CircleCI ایده هایی راجع به ترویج فضای مثبت و همدلی و تغییر cultural fit شرکت ها را با ما به اشتراک می گذارد. با ما همراه باشید.

فرآیند استخدام برای هر شرکتی جزو مهم ترین اقدامات برای بقا است و همواره چالش های خودش را به همراه دارد. من شرکت های بسیاری را دیده ام که فرآیند درست استخدام را از راه سخت فراگرفته اند: مثلا توجه بیش از اندازه روی توانایی های فنی کاندید و نبودِ توجه به ویژگی های مهم و اساسی دیگر، باعث می شود شرکت ها فرصت استخدام افراد با استعداد و خارق العاده را از دست بدهند؛ و نتیجه ی آن، استخدام دوباره و دوباره ی افراد اشتباه یا تکراری است، در حالی که رقیبان، افراد با استعداد را از چنگ آن ها در می آورند. این روزها فرآیند استخدام برای شرکت ها مانند جنگی برای زندگی است، و هر کس که با تمام وجود نجنگد محکوم به مردن است.

من به شخصه با بیش از 200 مهندس در زمینه ی تخصصی ام مصاحبه کرده ام و فقط طی یک سال اخیر بر فرآیند مصاحبه ی بیش از 500 مهندس، در شرکت CircleCI نظارت داشته ام. در طی این مسیر من همیشه سعی کرده ام روندی عادلانه، برابر و اثربخش در مصاحبه برای مهندسان، خودم و اعضای گروهم در پیش بگیرم. برای دستیابی به این هدف، من 3 نکته را مد نظر قرار داده ام:

1 – تجربه ی مثبت و سازنده ای را برای تیمم و مهندسان فراهم کنم.

2 – محیط مناسبی برای مصاحبه درنظر بگیرم.

3 – تنظیم ذهنیتم برای اینکه در مصاحبه به دنبال استخدام چه کسی هستم.

مصاحبه باید تجربه ی مثبتی باشد.

تجربه ی مصاحبه، یک چهره ی مهم و موثر از شرکت شماست. این تجربه نه تنها طرز فکر و نظر دیگران نسبت به فرهنگ سازمانی شرکت شما را شکل می دهد بلکه چهره ی محصولات و تجارت شما را هم دست خوش تغییر می کند. فراهم آوردن یک تجربه ی مثبت و موثر با روش هایی شروع می شود که شما با آن ها، کاندیدا های خود را پیدا می کنید، یا برعکس، آن ها شما را پیدا می کنند. بسیار مهم است که شما هر مرحله ی این روند را بسیار با دقت و توجه برنامه ریزی کنید؛ اگر یک کاندید در مصاحبه رد شود، ممکن است بعدا دوباره برای استخدام بیاید یا راجع به تجربه ی مصاحبه اش با اطرافیان و همکارانش صحبت کند. به یاد داشته باشید که شما به عنوان مصاحبه کننده، با 100 نفر مصاحبه می کنید، ولی مصاحبه شوندگان فقط 1 فرصت برای مصاحبه با شما دارند و نظرشان راجع به شما و تیمتان در طول همین یک مصاحبه شکل می گیرد. پس تک تک مصاحبه شوندگان مهم هستند.

موارد زیر، نکاتی است که من، خودم و گروهم را ملزم به رعایت آن ها می کنم تا تجربه ی مصاحبه ای مثبت و موثر برای مصاحبه کننده و مصاحبه شونده ایجاد کنیم:

· آماده ظاهر شوید، به مصاحبه شونده اجازه ندهید، شما را با خود همراه کند و از تجربیاتش بگوید. در عوض شما بر اساس آنچه در رزومه اش نوشته، مسیری برای مصاحبه ترسیم کنید.

· وقت شناس باشید و به موقع حاضر شوید.

· اگر مطمئن نیستید که اسم مصاحبه شونده چگونه تلفظ می شود، روش درست تلفظ را از او بپرسید (و یادداشتی برای مصاحبه کنندگان بعدی بنویسید). همچنین می توانید با اسمی که مصاحبه شونده دوست دارد او را خطاب قرار دهید. ما یک فیلد اختیاری در فرم درخواست مصاحبه قرار می دهیم که مصاحبه شونده به ما بگوید، دوست دارد او را با چه نامی صدا بزنیم.

· سعی کنید با کاندیدها ارتباط برقرار کنید. شناختن و ارتباط برقرار کردن با کاندیدها از راه دور سخت تر هم است. تشخیص روحیات و شخصیت واقعی کاندیدها می تواند چالشی جدی برای شما باشد. فقط این را به یاد داشته باشید که اگر شما نمی توانید با کاندیدی ارتباط برقرار کنید، به این معنی نیست که او صلاحیت ندارد. شاید مشکل از شما است.

·  سعی کنید کاندیدها احساس امنیت کنند. بسیاری از کاندید ها در طی مصاحبه بسیار مضطرب هستند. سعی کنید با ایجاد احساس درک متقابل و همدلی، محیطی آرام و همراه با صمیمیت برای آن ها فراهم آورید.

· هر چیزی که حواس شما را پرت می کند کنار بگذارید، تمرکز شما باید صد در صد متوجه کاندیدتان باشد. مطمئن شوید قبل از مصاحبه اعلان های موبایل یا کامپیوترتان را خاموش کنید و هر چیزی که ممکن است حواس شما را از کاندیدتان منحرف کند، از محیط مصاحبه حذف کنید.

در CircleCI ما به هیچ عنوان مصاحبه ی whiteboard ی انجام نمی دهیم(مقصود از مصاحبه ی whiteboard ای این است که در آن از مصاحبه شونده خواسته می شود که یک مسئله یا موضوع را روی تخته ی whiteboard توضیح دهد)، چرا که معتقدیم این روش، شبیه سازی خوبی از پیچیدگی کار مهندسان ما طی کار نیست. در عوض ما مصاحبه های خود را به طریقی برنامه ریزی کرده ایم که مصاحبه شونده یک چالش برنامه نویسی را در خانه با استفاده از زبان برنامه نویس انتخابی خود حل کند. ما همچنین مراحل کد نویسی گروهی، بحث روی معماری نرم افزار، روند توسعه و ساخت محصول و بررسی روش های حل مسئله را در روند استخدام وارد کرده ایم. این روند به ما کمک می کند که بتوانیم درک بهتری از فکر، دیدگاه و توانایی های حل مسئله کاندیدها پیدا کنیم و همین طور روند کاری مهندسانمان را بهتر به نمایش بگذاریم.

اوایل امسال من و تیمم روی بهبود سخت ترین مرحله ی استخدام کار می کردیم، یعنی رد کردن کاندید ها. ما می خواستیم روند رد کردن کاندیدها انسانی ترین و متمدنانه ترین حالت را داشته باشد. حالا همه ی ایمیل های رد صلاحیت توسط مسئول استخدامِ هر سمت ارسال می شود و شامل اطلاعاتی مانند فیدبک شخصی برای کاندید، نقاط قوت و ضعف او در ارزیابی ما، روش های پیشنهادی برای بهبود نقاط قوت و رفع نقاط ضعف او است. این بازخورد به خصوص برای افرادی که تجربه ی کمتری در صنعت نرم افزار داشته اند بسیار مفید خواهد بود. بنابر اطلاعات گرد آمده از نظر خواهی شخص به شخص کاندیدا ها بعد از طی کردن روند مصاحبه، این روند در مقابل روند دیگر شرکت ها حتی در حین سخت ترین مراحل استخدام برای آن ها تجربه ی بهتری بوده است.

یک رکن اساسی دیگر در طراحی روند مصاحبه ی موثر و مناسب، توجه کردن به کاندید ها است. برای دستیابی به این هدف، من اطمینان حاصل می کنم که مسئولان استخدام و مصاحبه کنندگان وقت کافی برای انجام مصاحبه دارند و مصاحبه فرآیندی لحظه ای و با عجله نیست. همچنین ما یک زمانی بین هر مصاحبه اختصاص می دهیم تا مصاحبه کنندگان بتوانند استراحت کنند و تمرکز خود را برای مصاحبه بعدی بدست آورند. مصاحبه به مقدار زیادی توجه و علاقه نیاز دارد، به همین دلیل است که در سازمان های من، مصاحبه کنندگان به صورت داوطلبانه اعلام می کنند که می خواهد در فرآیند استخدام نیرو های جدید دخیل شوند و برای این کار آموزش می بینند. من یکی از طرفدارهای مصاحبه ی گروهی هستم، به این دلیل که سرعت ما در انجام مصاحبه را بالاتر می برد و باعث می شود کار ها بین افراد تقسیم شود. نظرات و دیدگاه های مختلف راجع به یک کاندید، تصویر بهتری از وضعیت او نشان می دهد و همچنین می تواند اثر قضاوت های اولیه مصاحبه کننده ها را کم کند.

مصاحبه باید جامع و کامل باشد

نکته ی دیگری که در راستای داشتن مصاحبه هایی عادلانه و برابر نیاز است، پیش از ارسال درخواست کاندیدا برای موقعیت شغلی شروع می شود و آن یافتن روند استاندارد شده ی مصاحبه است. بیشترین کار من با استارت آپ های در حال رشد، ساخت روند های با ثبات مصاحبه است، که شامل سوالات کامل و استاندارد شده به همراه تمرین های مختلف هستند. من علاقه دارم که عملیات طراحی روند استخدام را با یک جلسه بین مدیر منابع انسانی، صاحبان و کارفرمایان و تمام کسانی که وظیفه ی مصاحبه با کاندیداها را بر عهده دارند، شروع کنم تا مطمئن شوم که همه ی آن ها در یک وضعیت و شرایط قرار بگیرند. اطمینان حاصل کردن از این که تمام نقطه نظرات در مصاحبه ها مورد توجه قرار می گیرد، خود چالشی جدا است. مصاحبه کنندگان را فراموش نکنید، آن ها باید فعالانه در بحث ها و جلسات حضور داشته باشند چرا که در نهایت آن ها رو به روی کاندیدها می نشینند.

وقتی که آگهی های شغلی را تهیه می کنم، به نمودار صلاحیت مهندسی شرکت نگاه می کنم تا معیار های مورد نظر شرکت را با معیار های ارزیابی هر مصاحبه هماهنگ کنم. این کار نه تنها به ما کمک می کند که بتوانیم کاندیدها را متناسب با ارزش های اصلی و عمیق شرکت بسنجیم، بلکه باعث می شود کاندیدها را متناسب با سطح مهندسان شرکت مقایسه و دسته بندی کنیم. توانایی های فنی تنها یک جنبه از ارزیابی من است. توانایی کاندیدها در برقراری ارتباط، همکاری، رهبری و رفع نیاز های کاربر هم به همان اندازه مفید و مهم هستند. به خصوص برای تیم های گسسته (منظور تیم هایی است که اعضای آن در کنار یکدیگر کار نمی کنند و موقعیت جغرافیایی یکسانی ندارند) که من مسئولیت آن ها را برعهده دارم، این توانایی ها هسته ی اساسی موفقیت گروه هستند.

در طی ارزیابی، جلوگیری از جهت دهی فکری برای گروه یکی از اهداف اساسی است. به همین دلیل در CircleCI، هر مصاحبه کننده به تنهایی و در خلوت خود طی 24 ساعت بعد از مصاحبه، نمره ای به کاندید می دهد. بعد از این بررسی های فردی، جلسه ی گروهی می تواند مفید باشد. ما جلسات خود را با گوش دادن به مصاحبه کنندگانی شروع می کنیم که با استخدام کاندید مورد بحث مخالفت کرده اند، معمولا این افراد به نکات و ویژگی هایی در کاندید اشاره می کنند که به طور معمول در جلسات بررسی عمومی کاندید ها، به آن اشاره نمی شود، این روشی خلاقانه برای شروع جلسات بحث و تصمیم گیری است.

شرکت ها باید باور های گذشته را از نو بسازند

بیایید راجع به یکی از فراگیر ترین باور ها در صنعت تکنولوژی: Similarity -Attraction bias (بدین مفهوم که انسان ها در کنار کسانی که شبیه خود هستند اعتماد به نفس بیشتری دارند)، که معمولا با نام Culture fit (بدین مفهوم که کارفرمایان تمایل دارند کسانی را استخدام کنند که مانند آن ها فکر می کنند، مانند آن ها رفتار می کنند و گذشته ای مانند آن ها دارند) شناخته می شود، صحبت کنیم. تصمیم گیری برای استخدام افراد بر اساس شبیه بودن فرهنگ رفتاری آن ها با فرهنگ حال حاضر شرکت می تواند مشکل ساز باشد. استخدام بر اساس Culture fit باعث کاهش تنوع فکری و تحلیل رفتن اثر شبکه ی همکاری سازمان می شود و مشکلی نامشخص است که در نتیجه ی آن، نظر و تجربه ی عده خاصی را مورد توجه قرار نمی دهیم. و در نهایت این اتفاق می تواند همه ی جهت گیری های ذهنی مصاحبه کننده را پنهان کند.

من تیمم را تشویق می کنم تا به دنبال تنوع جامعه ی فرهنگی سازمان باشند. استخدام با هدف افزودن به فرهنگ سازمانی شرکت، باعث افزایش و تنوع دیدگاه های موجود در شرکت، روش های همکاری گروه ها و محصول خروجی شرکت می شود. با افزودن و بزرگ کردن جامعه فرهنگی سازمان، تعداد چالش هایی که با آن مواجه می ‌شوید را افزایش می دهید اما این افزایش چالش ها اتفاق خوب و مثبتی است. من در شرکتم به افرادی نیاز دارم که من را به چالش بکشند. من مخالفت محترمانه را می پسندم. افزودن دیدگاه ها و نقطه نظرات جدیدی که قبل از این بین افراد سازمان شما وجود نداشت، باعث می شود شما به عنوان یک شرکت تصمیمات بهتری بگیرید و و در کاری که می‌کنید بهبود پیدا کنید.

مصاحبه کردن کار مشکلی است. ساخت یک پروسه ی جامع و کامل و ایجاد چارچوب هایی که به من و تیمم کمک کند تا تصمیمات عادلانه ای بگیریم، ارزشمند است ولی همراه با چالش هایی است. CircleCI، به عنوان شرکتی که عمیقا به تست کردن، بازخورد گرفتن و پیشرفت مداوم باور دارد، تمامی کار های خود را با آزمون و خطا پیش می‌برد. به همین دلیل، تیم آینده ی ما تیم بهتری خواهد بود.

جمع بندی

مقاله ای که خواندید، توسط خانم Lena Reinhard مدیر بخش مهندسی شرکت CircleCI نوشته شده است. برای واندن اصل مقاله می توانید به این لینک مراجعه کنید.

امیدوارم که از خواندن مقاله ی بالا لذت برده باشید، اگر نظری دارید می توانید در بخش نظرات با ما مطرح کنید.

                                                                   موفق و پیروز باشید