تفویض اختیار (delegation of authority)، به معنای واگذاری اختیار از یک شخص به شخص دیگری برای انجام فعالیت های خاصی است. تفویض اختیار یکی از مفاهیم اصلی مدیریت است. این فرآیند مربوط به مدیرانی است که تصمیم می گیرند کدام کار را خودشان انجام دهند و کدام کار را برای تکمیل به دیگران واگذار کنند.
از نقطه نظر مدیریتی، بهترین تعریف از تفویض اختیار زمانی است که یک مدیر (یا رهبر تیم) به یک تیم یا یکی از اعضای تیم، مسئولیت و اختیار انجام وظیفه محول شده را می دهد و بنابراین به آنها فرصت می دهد تا محصول کار را با کمترین مداخله ی مدیر نهایی کنند.
نقطه مقابل تفویض اختیار مؤثر، مدیریت جزء نگر (micromanagement) است، که در آن مدیر، هدایت و بررسی بیش از حد کارهای محول شده را بر عهده می دهد. در برخی سازمان ها مدیران کم تجربه، از نظر حرفه ای یک "نمایش یک نفره" هستند و می خواهند کارها دقیقا همانطور که خودشان می دانند، انجام شود. اما با کار روی پروژه های تیمی و کسب تجربه های بیشتر، به سرعت متوجه می شود که تفویض اختیار کلید موفقیت است.
سطوح تفویض اختیار
هفت سطح تفویض اختیار، عبارتند از:
سطح 1- گفتن: مدیر تصمیم می گیرید و آنها را به اعضای تیم خود اعلام می کند. (در واقع، هیچ نوع اختیاردهی در این سطح نیست.)
سطح 2- فروختن: مدیر تصمیم می گیرید، اما سعی می کند با "فروش" ایده خود به اعضای تیم، آنها را ملزم به انجام تصمیمات می کند.
سطح 3- مشورت کردن: مدیر قبل از تصمیم گیری، نظرات اعضای تیم خود جویا شده و آنها را ارزیابی می کند. اما به صراحت اعلام می کند اوست که تصمیم می گیرید.
سطح 4: موافقت کردن: مدیر از اعضای تیم دعوت می کند تا در یک بحث شرکت کنند و به عنوان یک گروه به توافق برسند. در این سطح، ارزش نظر مدیر با نظر دیگر اعضای تیم یکسان است.
سطح 5: توصیه کردن: مدیر سعی می کند با گفتن نظرات خود بر اعضای تیم تأثیر بگذارد، اما در نهایت تصمیم گیری را به آنها واگذار می کند.
سطح 6: جویا شدن: مدیر ابتدا به تیم اجازه می دهد تصمیم بگیرند، با این پیشنهاد که اگر بعد از آن بتوانند او را متقاعد کنند، خوب است، اگرچه کاملاً ضروری نیست.
سطح 7: تفویض اختیارات: در این سطح، مدیر اختیارات و تصمیم گیری ها را کاملاً به تیم واگذار می کند. پس می تواند از زمان خود برای مدیریت سیستم استفاده کند.
مزایای تفویض اختیار
تفویض اختیار یک ابزار مدیریتی ضروری و بسیار مفید است. زمانی که تفویض اختیار با موفقیت اجرا شود، مزایای زیادی برای سازمان، رهبر تیم و اعضای تیم به همراه دارد. اما اگر تفویض اختیار ناموفق باشد و به صورت مطلوب اجرا نشود، می‌تواند منجر به نتایج و آسیب‌های جدی شود.
تفویض اختیار یکی از شناخته‌شده‌ترین روش‌ها برای مدیریت زمان است و منجر به مزایای متعددی در سازمان می‌شود. از جمله:
1. یکی از مهمترین مزایای تفویض اختیار، ایجاد انگیزه و توسعه مهارت های اعضای تیم است. هنگامی که اعضای تیم فرصتی برای به چالش کشیدن مهارت های خود دریافت می کنند، خلاقیت و بهره وری آنها احتمالاً بهبود می یابد یا حداقل کاهش نمی یابد.
2. تفویض اختیار موجب افزایش اعتماد اعضای تیم می شود. بین تفویض اختیار و اعتماد بین اعضای تیم و مدیریت یک رابطه بسیار معنادار و مثبت وجود دارد. رهبران قادرند اعضای تیم را از طریق تفویض اختیارات توانمند سازند که این امر منجر به ایجاد اعتماد در سازمان می شود.
3. تفویض اختیار به طور قابل توجهی اثربخشی و کارایی اعضای تیم را از طرق مختلف افزایش می دهد؛ چالش‌های مربوط به بار کاری مدیریت را کاهش می‌دهد و درعوض، رشد و توسعه ی قابلیت‌های اعضای تیم را افزایش می‌دهد. منابع سازمانی با کارایی بیشتری مدیریت می شوند و اعضای تیم می توانند سریع تر تصمیم بگیرند و وظایف را انجام دهند.
4. تفویض اختیار ارتباط مثبتی با تعهد سازمانی، عملکرد، رفتار نوآورانه و رضایت شغلی دارد. در سطح سازمانی، تفویض اختیار می‌تواند بینشی نسبت به نقاط قوت و ضعف فعلی فراهم کند و فرصتی برای بهبود و رشد فراهم کند. همچنین ظرفیت سازمان را برای پاسخگویی سریع و موثر افزایش می دهد.
چرا برخی رهبران تمایلی به تفویض اختیار ندارند؟
تفویض اختیار موثر، در صورت استفاده ی صحیح می تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند مورد استفاده قرار گیرد. اما چرا بسیاری از مدیران در تفویض اختیار در محیط کار مشکل دارند؟
برخی از موانع مهم تفویض اختیار که بسیاری از مدیران آن ها را تجربه یا احساس می کنند:
- ایگو (خود): من خودم بهتر می توانم این کار را انجام دهم.
- زمان : توضیح دادن خیلی طول می کشد.
- پاسخگویی : اگر اشتباه شود من پاسخگو هستم.
- شکاف های مهارتی : اعضای تیم من مهارت های فنی را ندارند.
- تهدید اقتدار : تفویض اختیار، اختیارات من را کاهش می دهد.
راه حل هایی برای تفویض اختیار موثر
یک مدیر باتجربه باید توانایی های هر یک از اعضای تیم را برای تفویض اختیار موثر، ارزیابی کند. برای این امر می تواند در یک مکالمه خصوصی موضوع را با فرد مورد نظر در میان بگذارد و در صورت لزوم مستقیما او را به چالش بکشد. در نهایت اگر فکر می‌کند که این کار خطری برای پروژه ایجاد می کند، می‌تواند تفویض اختیار را اجرا نکند.
در قدم بعدی، محدوده ی اختیارات باید به دقت مشخص شوند. نکات کلیدی که یک مدیر باید در نظر بگیرد، به صورت زیر است:
- واقع نگری؛ تنها اختیاراتی که فرد مورد نظر می تواند انجام دهد، به او تفویض کند و بیش از حد تفویض اختیار نکند.
- مدیریت ریسک؛ هرچه احتمال شکست پروژه بیشتر باشد، فردی که اختیارات به او تفویض شده باید تجربه بیشتری داشته باشد.
- توانمند سازی و قدرتمند کردن؛ تفویض اختیار به فرد، قدرت تصمیم گیری به او می دهد و او را توانمند می سازد. اما باید در نظر داشت که مسئولیت نهایی هنوز بر دوش مدیریت است.
- تنظیم کنترل؛ نقاط کنترلی را برای نظارت مستقیم و رسیدگی سریع و کارآمد به مسائل تنظیم کند.
- اجازه ی تنفس بدهد؛ شخص را تحت الشعاع قرار ندهد و خلاقیت او را در مدیریت وظایف محول شده خفه نکند.
- ایجاد تجربه؛ مدیر باید آگاه باشد که شکست اتفاق خواهد افتاد، اما درس‌هایی آموخته می‌شود و فرآیندهای ناموفق هم در نهایت اجرا می‌شوند.
- تقویت اعتماد؛ فردی که اختیاراتی به او واگذار شده باید حمایت مدیر خود را احساس کند، نه قضاوت او را.
رهبران باید به خاطر داشته باشند که مدیریت، مانند یک نبرد است. یک ژنرال خوب تا جایی که ممکن است به رهبران هر دسته، تفویض اختیار می کند اما در نهایت او مسئول نتیجه جنگ است. به بیان دیگر، او اختیارات را واگذار می کند، اما مسئولیتش همیشه پابرجاست!
