با ظهور نرم افزارهای دسکتاپ، اپ های موبایل و وب اپلیکیشن ها یا به عبارتی همان وب سایت های دینامیکی که کاربر می تواند با آن ها تعامل داشته باشد یک خلاء احساس می شد که کارشناسان کامپیوتر را بر آن داشت تا به دنبال چاره ای برای حل مشکل به وجود آمده باشند.
در واقع زمانی که کاربران اقدام به کار با یک نرم افزار دسکتاپ کرده و یا در وب سایت های دینامیک مثلاً اقدام به ثبت نام می کردند اطلاعات فردی ایشان می بایست در جایی ذخیره می شد تا در آینده ایشان می توانستند اقدام به بازخوانی، ویرایش و به طور کلی مدیریت داده ها بپردازند. از این رو Database یا دیتابیس به معنی «پایگاه داده» که به طور خلاصه DB گفته می شود که هدف اش ایجاد مکانیسمی برای ذخیره سازی، مدیریت و بازخوانی داده ها در چارچوبی منظم بود ایجاد گشت.
مثالی برای درک بهتر دیتابیس
چنانچه بخواهیم نحوه عملکرد یک دیتابیس را متصور شویم، می توانیم فایل های اکسل را در نظر بگیریم که در آن ها داده ها در قالب ستون ها و ردیف های مختلف دسته بندی می شوند (البته به خاطر داشته باشیم که دیتابیس ها به مراتب قدرتمند تر از صفحه گسترده هایی همچون اکسل می باشند.)
فرض کنیم که با استفاده از نرم افزار اکسل می خواهیم یک دیتابیس کوچک برای ذخیره سازی شماره تلفن دوستان خود تهیه کنیم. هر ستون نوع خاصی از داده ها را در خود جای می دهد مثلاً ستون اول فقط مخصوص نام است و ستون دوم فقط شماره تلفن ها را در خود جای می دهد. در ردیف های این جدول هم داده های مرتبط با هر یک از ستون ها قرار خواهد گرفت.
چرا برای ذخیره سازی دیتاهای نرم افزارها از صفحه گسترده ها استفاده نمی‌کنیم؟
ممکن است این سوال برای شما پیش آید که اگر دیتابیس ها یا Spreadsheet ها یا همان «صفحه گسترده» هایی همچون اکسل همانند یکدیگر هستند پس چرا برای ذخیره سازی اطلاعات نرم افزارهای مختلف از صفحه گسترده ها استفاده نمی کنیم.
پاسخ به این سوال بسیار ساده است: زیرا دیتابیس ها به مراتب قدرتمند تر از صفحه گسترده ها هستند. در واقع با استفاده از دیتابیس ها می توان کارهای بسیار پیچیده ای انجام داد که اگر نگوییم در صفحه گسترده غیر ممکن است بایستی گفت بسیار دشوار است. به طور مثال می توان آن ها تحت وب و یا اپ موبایل را مورد استفاده قرار داد، به صورت گسترده به مدیریت داده ها پرداخت، محاسبات پیچیده انجام داد و بسیاری قابلیت های منحصر به فرد دیگر.