ابزارهای دراپباکس برای افزایش بهره‌وری کار گروهی

ابزارهای دراپباکس برای افزایش بهره‌وری کار گروهی

ابزارها و قابلیت‌های دراپباکس (Dropbox) امکان ایجاد، اشتراک‌گذاری و همکاری در انجام پروژه‌های مختلف را به سادگی فراهم می‌کند. برای آشنایی با نمونه‌هایی از این قابلیت‌ها، در ادامه با سکان آکادمی همراه باشید.

با کمک دراپباکس ایده‌های خود را همیشه و همه‌جا به سادگی ثبت کنید. دکمهٔ پلاس (+) در اپلیکیشن دارپ‌باکس به شما این امکان را می‌دهد تا به راحتی و مستقیماً از طریق گوشی خود، فایل‌های جدیدی ایجاد کنید، عکس آپلود کنید و اسناد و مدارک گوناگون را اِسکن کنید.

اِسکن اسناد با استفاده از دراپباکس 
با قابلیت اِسکن اسناد می‌توانید از طرح‌ها و ایده‌هایی که آنها را روی کاغذ یا وایت‌برد ثبت کرده‌اید، یک فایل دیجیتال بسازید که به سادگی در دسترس است و به راحتی به اشتراک گذاشته می‌شود.

مشارکت در کار گروهی با سرعت هرچه تمام‌تر 
در دراپباکس به سادگی می‌توانید در انجام کارهای گروهی مشارکت کنید و پوشه‌ها و اسناد لازم را به اشتراک بگذارید. با Dropbox Badge می‌توانید فایل‌ها را رصد کنید و متوجه شوید که چه کسی در حال کار کردن روی کدام فایل ورد، اکسل یا پاورپوینت به اشتراک گذاشته شده است. بدین ترتیب، اطمینان حاصل می‌کنید که هیچ فایلی پنهان نمی‌ماند یا دو بار روی آن کاری صورت نمی‌گیرد.

قابلیت درخواست فایل (File Request)، اشتراک‌گذاری فایل‌ها را برای همکاران شما ساده‌تر می‌کند. می‌توانید فایل‌های متعددی را در یک پوشه و از طرف همکاران دیگر جمع‌آوری کنید بدون اینکه دسترسی به محتوای آن داشته باشند.

با قابلیت همگام‌سازی با مایکروسافت (Microsoft Co-authoring) می‌توانید به صورت آنلاین و هم‌زمان روی فایل‌های مایکروسافت آفیس کار کنید و مرحلهٔ وقت‌گیر ارسال و دریافت ایمیل را از کارتان حذف کنید.

بازخورد فایل‌ها را دریافت کنید 
از طریق امکان ثبت کامنت برای فایل‌ها، بدون فرستادن ایمیل‌های متعدد می‌توانید دربارهٔ کارتان بازخورد بگیرید. اگر هم برنامه‌های مورد نیاز را نصب ندارید، هیچ جای نگرانی نیست چرا که در دراپباکس می‌توانید پیش‌نمایشی از فایل‌های اکسل، فوتوشاپ و پاورپوینت را مشاهده کنید حتی بدون اینکه برنامه‌های مورد نظر را نصب کرده باشید.

در دراپباکس کارهای خود را با امنیت کامل انجام دهید 
قابلیت اشتراک‌گذاری امن (Secure Sharing) در دراپباکس به شما این امکان را می‌دهد تا با کنترل نحوهٔ دسترسی کاربران بر فایل‌ها و اینکه چه کسانی قادر هستند فایل‌ها یا پوشه‌ها را ادیت یا فقط مشاهده کنند، از فایل‌ها و پروژه‌های خود حفاظت خواهید کرد.

در پایان هم باید گفت که قابلیت Version History این امکان را برای شما فراهم می‌کند که تغییرات ایجاد شده در فایل‌ها در 30 روز اخیر را بازگردانی کنید.

منبع