چگونه نرم‌افزارهای جدید را وارد کسب‌وکار خود کنیم؟

چگونه نرم‌افزارهای جدید را وارد کسب‌وکار خود کنیم؟

در پیمودن مسیر پیشرفت، تغییر اجتناب‌ناپذیر است؛ با این حال، این امر مهم همواره با چالش‌های خاص خود همراه است و این موضوع در مورد تغییرات تکنولوژیک در محیط‌های کاری دوچندان می‌شود. قطعاً به‌کارگیری نرم‌افزارهای جدید و پیشرفته، مسیر رشد شرکت شما را هموارتر خواهد کرد و بازدهٔ پرسنل شرکت را افزایش خواهد داد، اما تغییر روش‌های قدیمی و انجام کارها به شیوه‌های نوین ممکن است سخت باشد و با شکایت‌هایی از سوی کارکنان همراه شود. 

تشخیص این مسئله و انجام اقدامات پیشگیرانه با استفاده از روش‌هایی که فرآیند به‌کارگیری نرم‌افزارهای جدید را در شرکت تسهیل می‌کند، پیاده‌سازی تکنولوژی‌های نوین را سرعت بخشیده و پذیرش آنها را برای کارکنان راحت‌تر خواهد کرد. در این پست، به بررسی استراتژی‌هایی می‌پردازیم که به شرکت‌ها کمک خواهند کرد تا به بهترین شکل ممکن نرم‌افزارهای جدید را در محیط کار خود جا بیاندازند.

زمانی را صرف آماده‌سازی پرسنل برای پذیرش سیستم جدید کنید 
مطمئن باشید هیچ چیز ارزشمندی یک شبه به انجام نمی‌رسد. قبل از آنکه شروع به تعیین تاریخ قطعی ورود تکنولوژی جدید به شرکت خود کنید، این موضوع را در نظر بگیرید که پیش از پیاده‌سازی سیستم جدید، تا چه حد نیاز به آماده‌سازی مقدمات دارید.

این آماده‌سازی شامل سنجش و پیدا کردن خطاها و عیب‌زدایی توسط مسئولین آی‌تی شرکت و همچنین برگزاری دوره‌های آموزشی مناسب در یک بازهٔ زمانی به اندازهٔ کافی برای کارمندانی که می‌خواهند از سیستم جدید استفاده کنند می‌شود.

اگر شما تاریخی را در ذهن دارید که می‌خواهید در آن زمان شروع به استفاده از نرم‌افزار جدید کنید (مثلاً یک CRM)، با گام‌های مناسب تا مرحلهٔ اجرا برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کنید تا بدانید برای رسیدن به فردا، از امروز چه کارهایی را باید انجام دهید. اگر زمینه‌های مناسب و اساس کارها به درستی پی‌ریزی نشده باشند، هیچ موفقیتی از تغییرات نرم‌افزاری حاصل نخواهد شد، بنابراین هرگز اهمیت فرآیند پیاده‌سازی را نادیده نگیرید و به سادگی از آن عبور نکنید.

واقع‌گرا باشید
حتی در صورتی که بهترین دوره‌های آموزشی را برای کارمندان درگیر با سیستم جدید برگزار کرده و تست‌های مناسب و کافی را روی نرم‌افزار جدید انجام داده باشید، باز هم دست‌اندازهایی در مسیر ورود تکنولوژی جدید به شرکت وجود دارند. هرگز تضمینی وجود ندارد که فرآیندها آن‌طور که برنامه‌ریزی شده‌اند پیش روند. گاهی‌اوقات کارمندان با ورود تکنولوژی جدید مستأصل خواهند شد.

طراحان سیستم‌های نرم‌افزاری همواره به سؤالاتی که ممکن است در زمان کار با آن سیستم برای کاربران جدید مطرح شوند، از پیش فکر می‌کنند و پاسخ‌هایی را برای آنها آماده می‌کنند؛ با این وجود، ورود تکنولوژی‌های جدید به شرکت سؤالات تازه‌ای را برای کارمندان شما پیش خواهد آورد که از قبل به آنها فکر نشده است!

به طور کلی، مهم‌ترین نکته این است که بروز این مسائل اجتناب‌ناپذیر است و شما نباید در مواجه با آنها مستأصل و ناامید شوید؛ در عوض برای پاسخگویی به آنها، برنامه‌ریزی کنید. داشتن نگرش درست در مورد اینکه حقیقتاً چه مدت زمانی نیاز دارید تا به بهترین حالت ممکن یک سیستم را به کار بگیرید و همهٔ مسائل مطرح شده را حل کنید، برای موفقیت بلندمدت شما در زمینهٔ ارائهٔ خدمات و محصولات‌تان اهمیت زیادی دارد.

فضاهای ارتباطی را باز بگذارید
این نکته اهمیت زیادی خواهد داشت که به کارمندان خود تأکید کنید که آنها می‌توانند آزادانه هرگونه سؤال یا مسئله‌ای را با شما مطرح کنند. آنها هرگز نباید از پرسیدن سؤال خجالت بکشند. در حقیقت، کارمندان وقتی مطمئن شوند که در مسیر یادگیری سیستم نرم‌افزاری جدید به خوبی پشتیبانی می‌شوند و مسئولین شرکت صبورانه به مسائل مطرح شده توسط آنها پاسخ خواهند داد، سکوت خود را می‌شکنند و در فرآیند یادگیری تعامل بیشتری خواهند داشت و با رغبت بیشتری تغییرات را قبول خواهند کرد.

پشتیبانی بلندمدت داشته باشید
مطمئن باشید که پشتیبانی گسترده و همه‌جانبه در ارتباط با نرم‌افزار جدید وجود داشته باشد تا بتوانید در مورد تمام اتفاقاتی که رخ خواهند داد به کارمندان خود کمک کنید. این پشتیبانی شامل ارائهٔ پاسخنامه‌ای برای سؤالات متداول (FAQ)، ارائهٔ خدمات ارتباط تلفنی برای پاسخگویی به مشتریان و حتی اختصاص دادن ساعتی از وقت واحد تکنولوژی جهت پاسخگویی به سؤالات دیگر پرسنل می‌باشد.

اگر شرکت شما با کمپانی فروشندهٔ تکنولوژی جدید کار می‌کند، روی این موضوع برنامه‌ریزی داشته باشید که چه‌طور شرکت فروشنده بعد از تکمیل مراحل مقدماتی و پیاده‌سازی اولیهٔ سیستم برای کمک به شما از آن پشتیبانی خواهد کرد. این اتفاق بسیار خوشایند خواهد بود اگر همه چیز از همان آغاز خوب کار کند و همهٔ کارمندان از روز اول بدانند چگونه باید از تکنولوژی جدید استفاده کنند، اما تا زمان پیاده‌سازی کامل نرم‌افزار جدید، پشتیبانی‌ها باید ادامه داشته باشند.

کلام آخر
هدف اصلی بهبود نرم‌افزارها و آپگرید کردن آنها، کسب سود بیشتر در دراز مدت از یک سو، سهولت کارمندان در به انجام رساندن وظایف خود از سوی دیگر است. گاهی‌اوقات به دلیل برخی مشکلات جزئی که در زمان پیاده‌سازی بروز می‌کنند، این هدف به سادگی کم‌رنگ می‌شود. زمانی که شرایط طاقت‌فرسا و سردرگم‌کننده می‌شود، شرکت خود را در 6 ماه آینده تصویر کنید. به عبارت دیگر، با وارد شدن این نرم‌افزار جدید در مجموعه، شرکت شما تا چه اندازه پیشرفت خواهد کرد؟ تا چه اندازه مؤثرتر و سودبخش‌تر اداره خواهد شد و چقدر کارها بهتر پیش می‌روند؟

به واسطهٔ تصور کردن این پیشرفت‌ها، برداشتن گام‌های سنگینی که منجر به رسیدن به مقصد نهایی و یکپارچه‌سازی کامل شرکت با سیستم نرم‌افزاری جدید می‌شود آسان‌تر خواهد بود.

منبع