در پیمودن مسیر پیشرفت، تغییر اجتناب‌ناپذیر است اما این مقولهٔ مهم همواره با چالش‌های خاص خود همراه است و این موضوع در مورد تغییرات تکنولوژیک در محیط‌های کاری دوچندان می‌شود. قطعاً به‌کارگیری نرم‌افزارهای جدید و پیشرفته مسیر رشد شرکت‌ها را هموارتر خواهد ساخت و بازدهٔ نیروی کار را افزایش می‌دهند اما تغییر روش‌های سنتی و انجام کارها به شیوه‌های نوین ممکن است دشوار بوده و با شکایت‌هایی از سوی منابع انسانی همراه شود که در همین راستا در ادامه به بررسی استراتژی‌هایی می‌پردازیم که به شرکت‌ها کمک خواهند کرد تا به بهترین شکل ممکن نرم‌افزارهای جدید را در محیط کار خود جا بیندازند.
زمانی را صرف آماده‌سازی پرسنل برای پذیرش تغییرات کنید
قبل از آنکه شروع به تعیین تاریخ قطعی ورود تکنولوژی جدید به شرکت خود کنید، این موضوع را در نظر بگیرید که پیش از پیاده‌سازی سیستم جدید تا چه حد نیاز به آماده‌سازی مقدمات دارید. این آماده‌سازی شامل سنجش و پیدا کردن خطاها و عیب‌زدایی توسط مسئولین آی‌تی شرکت و همچنین برگزاری دوره‌های آموزشی مناسب در یک بازهٔ زمانی معقول برای کارمندانی می‌شود که می‌خواهند از سیستم جدید استفاده کنند.
واقع‌گرا باشید
حتی در صورتی که بهترین دوره‌های آموزشی را برای کارمندان درگیر با سیستم جدید برگزار کرده و تست‌های مناسب و کافی را روی نرم‌افزار جدید انجام داده باشید، باز هم دست‌اندازهایی در مسیر ورود تکنولوژی جدید به شرکت وجود داشته و هیچ تضمینی وجود ندارد که فرآیندها به همان شکلی پیش روند که از قبل برنامه‌ریزی شده‌اند.
طراحان سیستم‌های نرم‌افزاری همواره به سؤالاتی که ممکن است در زمان کار با آن سیستم برای کاربران جدید مطرح شوند از پیش فکر می‌کنند و پاسخ‌هایی را برای آن‌ها آماده می‌کنند؛ با وجود این، ورود تکنولوژی‌های جدید به شرکت سؤالات تازه‌ای را برای کارمندان‌تان پیش خواهد آورد که از قبل به آن‌ها فکر نشده است!
به طور کلی، مهم‌ترین نکته این است که بروز این مسائل اجتناب‌ناپذیر بوده و نباید در مواجه با آن‌ها ناامید شوید بلکه در عوض برای پاسخگویی به آن‌ها نیاز به برنامه‌ریزی است. داشتن نگرش درست در مورد اینکه حقیقتاً چه مدت زمانی نیاز دارید تا به بهترین حالت ممکن یک سیستم را به کار بگیرید و همهٔ مسائل مطرح‌شده را حل کنید، برای موفقیت بلندمدت در این زمینه اهمیت بسیاری دارا است.
فضاهای ارتباطی را باز بگذارید
این نکته اهمیت زیادی خواهد داشت که به کارمندان خود تأکید کنید که می‌توانند آزادانه هر گونه سؤال یا مسئله‌ای را مطرح کنند و هرگز نباید از پرسیدن سؤال خجالت بکشند. در حقیقت، کارمندان وقتی مطمئن شوند که در مسیر یادگیری سیستم نرم‌افزاری جدید به خوبی پشتیبانی می‌شوند و مدیران شرکت صبورانه به مسائل مطرح‌شده توسط آن‌ها پاسخ خواهند داد، سکوت خود را می‌شکنند و در فرآیند یادگیری تعامل بیشتری خواهند داشت و با رغبت بیشتری تغییرات را قبول خواهند کرد.
پشتیبانی بلندمدت داشته باشید
مطمئن باشید که پشتیبانی گسترده و همه‌جانبه در ارتباط با نرم‌افزار جدید وجود داشته باشد تا بتوانید در مورد تمام اتفاقاتی که رخ خواهند داد به کارمندان خود کمک کنید. این پشتیبانی شامل سؤالات متداول (FAQ) و حتی اختصاص دادن ساعتی از وقت واحد انفورماتیک شرکت جهت پاسخگویی به سؤالات تک‌تک پرسنل می‌باشد.
همچنین روی این موضوع تأکید داشته باشید که چه‌طور شرکت فروشنده بعد از تکمیل مراحل مقدماتی و پیاده‌سازی اولیهٔ سیستم از آن پشتیبانی خواهد کرد. این اتفاق بسیار خوشایند خواهد بود اگر همه چیز از همان آغاز خوب کار کند و همهٔ کارمندان از روز اول بدانند چگونه باید از تکنولوژی جدید استفاده کنند، اما تا زمان پیاده‌سازی کامل نرم‌افزار جدید، پشتیبانی‌ها باید ادامه داشته باشند.
نتیجه‌گیری
هدف اصلی بهبود نرم‌افزارها و آپگرید کردن آن‌ها، کسب سود بیشتر در درازمدت از یکسو و سهولت کارمندان در به انجام رساندن وظایف خود از سوی دیگر است. گاهی اوقات به دلیل برخی مشکلات جزئی که در زمان پیاده‌سازی بروز می‌کنند، این هدف کم‌رنگ و کم‌رنگ‌تر می‌شود.
زمانی که شرایط طاقت‌فرسا و سردرگم‌کننده می‌شود، شرکت خود را در ماه‌های آینده تصور کنید. به عبارت دیگر، با وارد شدن این نرم‌افزار جدید در مجموعه، شرکت شما تا چه اندازه پیشرفت خواهد کرد و تا چه اندازه مؤثرتر و سودبخش‌تر اداره خواهد شد و چه‌قدر کارها بهتر پیش می‌روند که به واسطهٔ تصور کردن این پیشرفت‌ها، برداشتن گام‌های سنگینی که منجر به رسیدن به مقصد نهایی و یکپارچه‌سازی کامل شرکت با سیستم نرم‌افزاری جدید می‌شود، آسان‌تر خواهد بود.
